業務効率化の成功事例3選！プロジェクター導入で業務改善したアイデアとは

業務効率化を考える際、成功事例を参考にすることで、イメージがしやすくよりスムーズにアイデア出しができます。プロジェクターの導入によって業務効率化に成功した事例を3つご紹介します。

生産性の向上やコストの削減、ペーパーレス化など、業務改善を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

業務効率化の一環として、プロジェクターを導入した会社の事例を2つ、プロジェクター用のソフトウェアを導入した事例をひとつご紹介します。導入の背景や導入によるメリットについてうかがいました。

「ミーティングスペースにプロジェクターを導入したことで、図面をホワイトボードに投写して会議ができるようになったため、印刷の量が減り紙資源を削減できました。また、それぞれがメモを取るのではなく、投写された画面に書き込みをすることができるため、情報共有がスムーズに。後でデータが必要になった際にも、共有サーバに保管できるため業務効率化につながっています。」

「事務所のフリーアドレス化に伴いプロジェクターを導入したことで、会議がスムーズに行えるようになりました。大きな画面でプレゼンテーションができ、ペーパーレス化も実現しています。オフィス内の壁面に自社のプロモーション映像を流すなど、従業員や来社したお客様からも好評。休憩時間中や終業後はニュースや映画などを大画面で流すこともあり、社員がリフレッシュする空間にもなっています。」

「プロジェクター用のソフトウェア「Webからプロジェクション」を導入しました。ワイヤレス接続で投写できるため、会議の準備が簡単に。効率の良い会議ができ、生産性が向上していると感じています。また、ケーブルの断線や紛失、PCとの接続のトラブルなどの問題がなくなるため、総務部への問い合わせが減り、管理や対応の手間が軽減されました。」

3つの事例を参考に、プロジェクター導入によってどのような業務効率化が実現しやすいのかを解説します。

会議の前には、資料の準備がつきもの。参加する人数分の資料をコピーし配布するのには、手間も時間もかかります。

プロジェクターを導入すれば、大画面に必要な情報を写し出せるため、資料は最低限で済みます。準備の手間が省けることはもちろん、紙代や印刷代などのコストカットにも効果的です。

紙資料の場合、紛失や置き忘れによる情報漏洩の危険性がありますが、電子化していればリスクを軽減できます。

会議後は、議事録の共有や管理をしなければいけません。ペーパーレス化に伴い、必要な資料は電子化して共有サーバに保存しておけば、情報共有のスピードが格段に上がります。また紙資料を探したり、整理したりする手間も省けます。

書類を保管するスペースやそれにかかるコストが減り、生産性が向上する効果も期待できます。

手元の資料をもとに会議を進めると、終始俯いていたり、メモを取ることに必死になったりしがち。プロジェクターを使えば、全員でひとつの画面に集中できるため、コミュニケーションの活性化が図れます。

インタラクティブ機能を搭載したプロジェクターなら、ホワイトボードと同じように書き込みをして、投写画像をそのまま保存・共有することが可能です。ネットワークを経由して他のプロジェクターに配信できるため、遠隔会議にも便利です。

成功事例でご紹介したプロジェクターと、プロジェクター用のソフトウェア「Webからプロジェクション」についてさらに詳しく見ていきましょう。

エプソンのインタラクティブ機能を搭載したプロジェクターは、通常の会議やリモート会議、プレゼンテーションなど幅広い場面で活躍します。

PCに接続しなくても、ホワイトボードのように図形や文字を書き込むことができ、投写画像を保存したり、再編集したりすることが可能です。書き込んだ内容をサーバーに保存して共有すれば、わざわざ議事録を作成する手間を省けます。

また、資料とホワイトボード、資料とテレビ会議など、1台のプロジェクターで2画面表示に対応。会議の内容にあわせて柔軟に使い分けできます。

PCと接続すれば、電子ペンでマウスと同じように操作できます。ほかにも、投写画面を他のプロジェクターや、PC・スマートフォン・タブレットなどにも配信が可能です。
インタラクティブ機能付きプロジェクターの詳細はこちら

サイネージモデルは、空間演出にぴったりのモデルです。オフィスはもちろん、ショールームや飲食店など、様々な場面で活躍します。

用途に応じて色々な場所に設置できる使い勝手の良さもポイント。天井や配線ダクト、床などに設置できるため、限られた空間でもプロジェクターを活用できます。

例えば狭い会議室の場合は、プロジェクターを天井に設置するのがおすすめです。真上からデスクに資料などを投写することで、普段はデスクとして使っている場所を有効活用できます。

また、オフィスの受付やエントランスなどの空間演出にも活用できます。アプリケーション「Epson Creative Projection」でオリジナルコンテンツが作成できるため、会社のイメージやコンセプトに合わせた演出が可能です。
サイネージモデルの詳細はこちら

Webからプロジェクションは、プロジェクターをより便利に使うためのソフトウェア。
Webブラウザー上で使用するプロジェクターを選択するだけで、必要な資料を投写できます。

PCとプロジェクターをケーブルで接続する手間がなくなるため、会議の準備や片付けがスムーズに。プロジェクター用のケーブルの管理も不要になります。
Webからプロジェクションの詳細はこちら

ここまで事例を紹介してきましたが、いざ業務効率化に取り組もうと思っても、何から始めたら良いのか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。そこで、失敗しない業務効率化の進め方について4つのステップをご紹介します。

はじめに取り掛かることは、業務の現状を把握することです。課題の抽出を曖昧にしてしまうと、本当に改善すべき問題を見落としてしまう場合があります。

具体的には、効率化を図る業務に対して、担当者の人数、作業工程、作業にかかる時間、必要なスキル、使用しているツールなど必要な情報を洗い出してみましょう。そこから、課題や問題点を整理していきます。

現状を把握するためには、現場にヒアリングを行ったり、業務に携わっている社員でフレームワークを活用することも有効です。

業務の現状を把握し、問題点を洗い出したら次は改善策を考えます。それぞれの問題を「排除・廃止」「標準化」「交換・代替」の順番に当てはめてみると効率的です。

「排除・廃止」は、なくなっても困らないことに対して行う、最も難易度の低い改善策です。「標準化」は、主に業務上のルールなど曖昧になっていることによって生じている問題に対して行います。「交換・代替」は、先の2つに当てはめられない業務に対して行いますが、代わりとなるやり方を考えたり、新しいシステムを導入したりする必要があるため、大掛かりな作業が必要になることが多いでしょう。

次に改善策を実行するための計画を立てます。どれくらいの期間が必要か、費用や人員などのコストはどれくらいかかるのか考えておかなければいけません。

実施するタイミングも重要です。業種によっては繁忙期を回避するために時期をずらすなどの考慮も必要になるでしょう。

準備が整ったら、いよいよ実行に移します。効果を検証するためには、事前の具体的な目標を立てておくことも重要。目標値は、残業時間を◯％減らすなど、できるだけ数値化して設定します。

導入後に効果を検証し、目標を達成できなかった場合は、その理由を考えて次の手を打たなければいけません。実行と検証を繰り返して、業務効率化の目標達成を目指していきます。

プロジェクターを導入して業務効率化を図った事例をご紹介しました。

業務効率化にはいろんな方法がありますが、プロジェクターの導入にはペーパーレス化、生産性の向上、コミュニケーションの活性化などたくさんのメリットがあります。

ひと口にプロジェクターといっても、モデルによって特長や用途は様々。会議中に資料を投写するだけでなく、ホワイトボードのように書き込みができたり、空間演出に使えたり、幅広く活躍してくれます。

ニーズに合わせたプロジェクターの導入をぜひご検討ください。