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ミーティングを無駄にしないやり方は?目的を明確にして実施しよう

ミーティングを無駄にしない

スケジュールを調整してミーティングに参加したにもかかわらず、得られるものが少なかったという経験は誰しもお持ちでしょう。ミーティングの生産性を高めるためには、ミーティングの目的を明確にしておくことが大切です。
今回は、せっかく時間を割いて行うミーティングを無駄な時間にしないために、ミーティングを実施する際に心がけたいことについてご紹介します。

ミーティングを無駄な時間にしてしまう原因は?

ミーティングを無駄な時間にしてしまう原因は?

効果的なミーティングの方法を考える前に、ミーティングが無駄な時間になってしまう原因について見ていきましょう。代表的な原因として、以下の4つが挙げられます。

1.タイムテーブルを設けていない

終了時刻を決めずに開催されるミーティングは、だらだらと結論を先延ばしにしがちです。積極的な意見交換のために長く時間を取ったつもりでも、結局論点から外れた意見が多くなり、非生産的なミーティングになってしまいます。

2.議題に無関係の人まで参加させられている

ミーティングは、あくまで「議論に参加する必要のあるメンバー」が出席するものです。議論に参加する必要のないメンバーがミーティングに参加しても、参加者が増えて意見の集約が難しくなったり、まったく発言しないメンバーがいることで参加者の集中力が低下したりします。

3.「反省会」になってしまっている

何か問題点があれば、全員でその原因を突き止め、対策を検討することがミーティングの目的です。しかし、失敗したことについてなどの反省点を各々述べるだけで終わってしまうと、建設的なミーティングではなくいわゆる「反省会」になってしまいます。

4.アジェンダを共有していない

ミーティングには「アジェンダ(予定表)」を設けておきましょう。事前にアジェンダを作成せず、思いつくままに議題を提示していく形式で話し合いをしても、行き当たりばったりの議論になってしまいます。

ミーティングの非効率な部分を洗い出す

ミーティングの生産性を向上させるためには、現状を正確に把握することが欠かせません。自社のミーティングに無駄が多いと感じたら、具体的な原因の洗い出しを行ってみましょう。場合によっては「タイムテーブルが準備されていない上に、適正な時間配分も行われていない」など、複数の問題点が見つかる場合もあります。

自分は非効率と感じていなくても、他のメンバーは非効率と感じることもあるでしょう。ミーティングに非効率な部分はないか、改善する余地はないのかを見つけるために、社内でヒアリングを実施することも方法の1つです。

ミーティングを無駄な時間にしないやり方は?

それでは、ここからはミーティングを無駄な時間にしないためのポイントをご紹介します。決め手は「ミーティングで何を得たいのか」を明確にすることと、「時間配分を決めてその中で結論まできっちり話し合う」ことでしょう。そのために、実際のミーティングで具体的に実践したいことをご紹介します。

1.時間を決める

まず、ミーティングの時間は可能な限り「○時~△時」と、開始時間と終了時間の両方を決めておくようにしましょう。ワークライフバランスの実現やミーティングに対する集中力維持のためにも、ミーティングは定時内の実施が基本です。

「定時後にミーティング開始」とだけ決めて、ミーティングを実施するケースが見られますが、定時後は参加者のモチベーションが低下することも考えられます。ミーティングに参加するために会社に居残りを余儀なくされるメンバーがいるなど、結果として組織の生産性を低下させてしまう要因となります。

時間配分を決定したら、可能な限りそれに沿って進行します。時間内に結論がまとまらず、終了時間を延長する前提でミーティングを実施することは避けるようにしましょう。

2.必要なメンバーのみ招待する

「ただ話を聞くだけのメンバー」は、ミーティングに招待せず実務に集中してもらいましょう。ミーティングの様子や決定事項だけであれば、現場に行かなくても後から議事録で確認できます。ミーティングの参加者は絞り込み、参加者全員が積極的に議論に参加できるミーティングにしましょう。

3.事前にアジェンダを共有する

ミーティングを実施する際には、事前に必ずアジェンダの共有をしておきましょう。アジェンダを見れば議題やスケジュール、参加者の一覧などが一目瞭然に分かるようにしておくことが大切です。

また、いったんアジェンダを共有してから参加者を募るタイプのミーティングにする方法も有効です。具体的には、議題や論点などを確認した上で「ぜひ参加して意見交換したい」「これなら議事録を確認するだけで十分」など、各自で参加・不参加を決められるようにすることです。この方法なら本当に必要なメンバーだけで、より効率的に会議を進められます。

4.ロジックツリーを使用する

論理的に話を展開させるロジックツリーを使えば、問題や課題を前にしたときに不要な議論は避けることができます。ロジックツリーとは、1つの抽象的な命題に対するアプローチを1つずつツリー状に進めていくフレームワークです。
例えば、「掃除をする方法」を命題とした場合、そこから「機械を使う方法」「機械を使わない方法」へと分解でき、さらに前者は「掃除機を使う」「お掃除ロボットを使う」などに、後者は「雑巾を使う」「スポンジを使う」などのように分解できます。 この場合、命題を「How:~の方法」にしましたが、「Why:なぜ~なのか」にすれば問題解決のフレームワークとして効果的です。

5.特性要因図を使用する

特性要因図は、特性(明確になっている結果)に対してなぜその結果になったのか、その要因を考え出すフレームワークです。
特性要因図では、まず大きな矢印を右向きに書き特性(結果)と見立てます。そして特性の矢印に対して要因と見立てた矢印を書き込んでいきます。さらに、要因の矢印に対してなぜそうなったのかさらなる要因を書き、それを繰り返していくと、根本的な原因が見えてくるという仕組みです。
解決すべき課題が明確になっている場合は、特性要因図が効果的なアプローチになるでしょう。

ミーティングの目的を明確にするメリット

ミーティングの目的を明確にするメリット

ミーティングで何を話すかは特に決まっておらず、単なる顔合わせ目的で定例のミーティングを開催しているケースも少なくありません。しかし、ミーティングを有意義なものにするためには「そのミーティングで何を話し合い、どんな結論を出すのか」という目的を明確にすることが欠かせません。

既に述べたように、ミーティングはただの反省会で終わってはいけません。ミーティングの目的を理解し、今後どのようにすれば良いのかをミーティング参加者全員で考えることが重要です。

目的と議題は同じではない

「ミーティングの目的=議題」と考えている方もいるかもしれません。しかし、目的と議題は必ずしも同じとは限りません。ミーティングの議題とは、「テーマ(何について話し合うのか)」のことですが、目的は「提案を募ること」または「何かを決定すること」の2つに分類されます。

何かについて話し合うこと(議題)は一緒でも、提案を募って業務に必要なアイデアを集めるのか、あるいは最終決定を下して同意を取り付けるのかで、ミーティングの方向性は大きく変わってきます。ミーティングをスムーズに進行させるためには、ミーティングをなぜ開くのか、その目的を明確にして実施することが重要です。

Webミーティングの導入などで時間効率を上げる

Webミーティングの導入などで時間効率を上げる

参加者を1か所に集めづらい場合や、会議室の確保が困難である場合には、Webミーティングを実施する方法も有効です。その場合は、配布資料などもあらかじめインターネット経由で共有しておきましょう。

Webを活用した会議ツールの中には、無料または安価でかなり高品質なものもあり、このようなツールを利用すれば、ミーティングの内容をアーカイブして後から確認することも簡単です。「人を集める手間」や「場所を確保する手間とコスト」を考えると、Webミーティングは効率的に会議を開催できる手段になります。
日頃からミーティングの開催回数が多かったり、リモートワークをするメンバーが多かったりして、人を集めることが難しい状況であれば、Webミーティングの活用も選択肢の1つとなるでしょう。

おわりに

今回は、ミーティングを時間の無駄にせず、効率的で意義あるものにするためのポイントについてご紹介しました。全員が議論に積極的に参加でき、実のある成果が得られるようにするためには、ミーティングの目的を明確にするとともに、メンバーが集中力を維持できる時間配分やアジェンダ共有が大切です。「時間内にきっちり結論を出せる、生産性の高いミーティング」を目指して、まずは必要な環境を整えることから始めましょう。