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展示会参加までのスケジュールは?事前準備と当日の流れ

展示会参加までのスケジュール

「展示会の担当者に選ばれたものの、当日までにどういった準備をすべきか分からない」とお悩みの方もいるでしょう。今回は、展示会に参加するまでに準備しておくことや当日の直前にしておくこと、そして展示会当日の流れなどについてご紹介します。展示会の担当者になった方や、これから展示会への参加・出展を計画している方は、ぜひご参考にしてください。

展示会参加までのスケジュールは?

展示会に向けての準備

ここでは、展示会参加が決まってから当日の1カ月ほど前までの間に準備しておきたいことについてご紹介します。来年の展示会に向けて準備する際は、まずはその当日から逆算して段取りを開始しましょう。

12~6カ月前

もし展示会当日の1年前から参加の予定が決まっている場合、時間的には余裕があります。しかし、計画的に準備を進めないと、展示会直前に慌ててしまいます。実際の準備に向けて行動を始める前に、展示会参加にかかる費用などを想定して予算を設定しておきましょう。

展示会の出展にかかる予算は、主に以下の3つの費用を想定しておくと良いでしょう。

1)出展自体にかかる費用

出展費(参加費)やそれに付帯する費用です。

2)自社ブースの設営に関する費用

ブースの演出や装飾、それらの設営に必要な資材などにかかる費用です。

3)参加人員の人件費

展示会に関わるスタッフの日当や移動・宿泊費などです。

展示会への参加を決めたら、すぐに予算を設定しましょう。展示会の出展の募集はおおむね早くて1年前、遅くとも半年前には始まっているため、参加を決定したタイミングで行うと良いでしょう。

6カ月前

当日まで半年(6カ月)を切る時期を目安とし、それまでに「展示会で達成したい具体的な目標」を決めましょう。「商談獲得○件」「名刺獲得○○件」といった売り上げに直結する目標から、「カタログ・パンフレット○○○部配布」「○○点サンプル配布」など先につながる施策面での目標まで、さまざまな目標が考えられます。
営業担当者ごとに目標を設定するメリットの1つは、各自のモチベーションを高められるという点です。「役職者の名刺獲得は○点」「非役職者の名刺獲得は△点」というように、決裁権を持っているか否かで点数を分けても良いでしょう。

4カ月前

展示会当日の4カ月前ぐらいまでには、会場でアピールしたい商品や実施する施策などの詳細を決定しましょう。この時期にブースの展示形式や内容などを詳しく詰め、装飾業者への依頼や当日会場で活動する運営スタッフなどを決定しておきます。
また、詳細が決まると同時に顧客への口頭・メールなどでの告知活動もスタートさせましょう。日程が近くなればなるほど、顧客側の予定も埋まってしまいます。早めに連絡することで、顧客側でも優先して来場の予定を立ててもらえる可能性が大きくなるでしょう。

3カ月前

当日の行動を視野に入れた予定は、3カ月前を目安に決めると良いでしょう。参加するスタッフが滞在するホテルの手配や交通機関の確保、当日会場で配布するカタログやパンフレットの企画・制作をしておきましょう。
参加スタッフの名刺が会場で必要であれば、枚数に余裕を持って発注しましょう。アルバイトやコンパニオンに当日応援を依頼する場合は、その募集も行います。

2カ月前

この時期に入ると、準備もいよいよ大詰めの段階です。展示会の運営事務局への各種申請の締め切りもこの時期になることが多いため、期日を確認して必ず済ませましょう。当日の1カ月前までには顧客へお送りしたい招待状の用意も、このタイミングで行います。

1カ月前

顧客へ招待状の送付を済ませ、当日を迎えます。それまでの間で顧客の方に直接お会いする機会があれば、展示会に参加する旨を伝えましょう。

事前準備は何をするべき?

事前準備は何をするべき?

前の項目では、展示会参加までのスケジュールを簡単に説明しました。ここでは、展示会当日までにぜひ準備しておきたいことについてご紹介します。

1)既存顧客への告知

既に取引がある顧客や、以前も展示会に来場いただいている既存の顧客に対しては必ず告知を行いましょう。招待状をお送りすることはもちろんですが、その前段階から口頭やメール・Webサイトなどでの告知を行い、予定を確保してもらいます。

2)来場者分析

もし、同様の展示会への参加実績や過去開催の記録があるなら、そこから「どのような方が来場しているか」を調査し把握します。そのデータから、見込み客となる可能性のある来場者の属性や特徴を分析の上予測し、目標の設定や会場ブースの設営などに生かしましょう。

3)見込み客への来場促進

これまで取引や接点がないものの、アクション次第で新規顧客化の可能性がある「見込み客」に対し、来場を促す事前施策を行うことも大切です。見込み客のリストを作る方法としては、Web上で企業を検索してリストアップしたり、コストをかけられる場合はリサーチ企業などからリストを取り寄せたりする方法などが考えられます。

リスト上の企業に招待状を送付することに加え、メールで招待状送付をお知らせして来場を促すなど、二重三重の来場促進ができるとなお良いでしょう。また招待状を送付する際に、自社パンフレットや展示内容の詳細を記したメッセージなどを同封する方法もあります。

当日の流れは?

当日の流れは

ここでは、展示会当日に自社ブース内でどのように来場者を呼んで対応するかについて、おおまかな流れをご紹介します。

1)来場者への声かけ

ブース前を通行する来場者に声をかけ、興味を持っていただきブースへの来場を促します。ブース内で呼び込むだけでなく、可能であれば積極的に通路に出て声をかけたり、ブースの位置を書いたリーフレットを配布したりすることも効果的です。

2)ブースへの誘導

声をかけてお答えいただいた来場者をブースに誘導します。このタイミングで用意しておいたノベルティを配布すると、立ち寄ってくれる確率がアップするでしょう。ビジネスに必要な文具や、時節に応じたグッズなどが喜ばれます。

3)ブースでの接客対応後

できればそのまま帰ってもらうのではなく、顧客化につながる何らかのアクションを起こしましょう。名刺交換を行う、アンケートに記入してもらうなど、今後こちらから連絡できるように相手の連絡先を教えてもらいましょう。自社の公式SNSアカウントがあれば、そこからコンタクトを可能にしていただく方法でも良いでしょう。

用意しておくと効果的なものは?

商品やサービスの見せ方を工夫することで訴求力が向上するため、演出効果を意識した施策も有効です。例えば、ブース前で映像や音声でのアピールをする方法や、定期的にプレゼンテーションやデモンストレーションなどを実施して目を引く方法などが考えられます。
ブース来場者に話しかける内容や、商品説明などを虎の巻の形でスタッフ間に共有しておくこともおすすめです。獲得した名刺が多く、管理が煩雑になる場合は、MA(マーケティングオートメーション)ツールを導入しても良いでしょう。

おわりに

今回は、企業が展示会に参加する際の準備や、展示会当日の流れについてご紹介しました。初めて展示会に出展する場合はもちろん、過去に何度も展示会に参加している場合もその都度施策を見直すことが重要です。来場者として展示会に出向く機会があれば、他の企業がどのような施策を講じているかを参考にしてみましょう。



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