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展示会後の報告書の書き方は?読みやすいレポートを作成するポイント

展示会後の報告書の書き方

展示会・見本市などに参加した際には、見学レポートを作成する必要があります。読みやすく、展示会の見学をその後の実務に役立てられる内容のレポートをまとめるために、皆さんは日頃どのような工夫をしていますか?
今回は、展示会後の見学レポートを作成する際に押さえたいポイントをご紹介します。見学レポートを初めて作成する方や、レポートの完成度をさらに向上させたいという方は、ぜひご参考にしてください。

展示会見学の目的を明確にしておく

展示会の見学レポートを作成する際は、ただ展示会を見に行った後にその感想をまとめるだけにしないよう注意してください。単なる感想にしないために、展示会を見学する前には準備が必要と考えておきましょう。
展示会見学レポートを作成する予定がある場合は、事前に展示会を見学する目的を明確にしておくことが大切です。
「目的を達成するために収集した情報を軸にして、見学レポートをまとめる」と決めておけば、展示会でもどのような情報を集めるべきか判断しやすくなり、報告書も論理的でまとまりのある仕上がりになるでしょう。

展示会見学レポートに記載する項目は?

まず、展示会見学レポートに記載する基本の項目について再確認しておきましょう。
展示会見学レポートに記載する主な項目は、以下のとおりです。

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・展示会名・展示会場・見学日
名称、会場名、日時の記載は基本です。

・報告者・報告日
レポートを誰が書いたのか、見学後のいつごろ書いたのかについても必ず明記します。

・展示会見学の目的
すべての仕事において、目的を明確にしなければそれに沿った成果を得ることは難しくなります。展示会の見学も、業務時間内に行うものですからその目的は明確に記載しておきましょう。

・見学内容(事前に作成したチェックリストに基づいて発見した事実)
見学した箇所の詳細を記載し、事前にチェック事項をまとめておいたリストを照らし合わせて何か新しい発見があれば、それを記載しておきます。

・所感(見学者の感想)
見学者の視点で、展示会を見学して感じたことを記載します。

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いずれの項目もだらだらと長い文面になりすぎないようにし、要点をまとめて簡潔に記載するようにしましょう。

展示会見学レポートを書く時の注意点

展示会見学レポートを書く時の注意点

展示会見学レポートを書く際には、気をつけたい点があります。ここでは、展示会見学レポート作成時に注意したい点をご紹介します。

・事実と意見・所感を分けて書く

展示会見学レポートでは、「見学者の目で見てきた展示会の様子(客観的な事実)」と、「見学者自身が印象に残った、または良いものだと感じた点(自分の意見・所感)」の2点を必ず書きましょう。
ただし、それらが1つの項目に詰め込まれていると要点が分かりにくくなってしまいます。そのため、事実を書く項目と感想・意見などの項目は必ず分けるようにし、読みやすいようにまとめることが大切です。
中でも見学者の感想や意見を記述する項目においては、心に残った製品の告知方法や、印象的だった企業イベントなども報告するようにすると良いでしょう。その場合には、なぜそう感じたかの理由も明確に記載してください。

意識すると良いポイント

意識すると良いポイント

展示会見学レポートを読みやすく、要点が分かりやすいものにするためには、意識しておくと良いポイントがいくつかあります。
以下のポイントを意識して、読み手が理解しやすい論理的かつ簡潔なレポートを作成しましょう。

1)展示会と自社のビジネスとの関わり

そもそも自社のビジネスに関係ない展示会には、参加する必要がありません。そのため、なぜその展示会に参加したのか、展示会が自社のビジネスとどう関連しているかを具体的に書くことが重要です。
また、展示会を見学することで自社のビジネスにどのようなメリットがあるかについても、記載するようにしましょう。

2)5W1H+金額

文章を読みやすくするためには、「5W1H」を押さえて書き進めることが基本です。いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、どうして(Why)、どのようにして(How)の6項目は、漏らさず盛り込んでおきましょう。
上記の5W1Hが明確に盛り込まれていることで、展示会に行かなかった人がレポートを読んでも、展示会の様子が頭にすぐ思い浮かぶようなレポート内容に仕上げることができます。
また、5W1H以外では、How much(いくら=価格)が入っていることで、さらに文章の理解しやすさや説得力が生まれます。そのため、展示会レポートの文面は「5W1H+H(価格・金額)」の要素を押さえることが基本と考え、分かりやすい文面に配慮しながら作成していきましょう。

3)展示会の写真を撮影しておく

展示会見学レポートを読みやすい文章にまとめることはもちろん大切ですが、見た目のインパクトを盛り込むとさらにレポートの説得力が増します。写真撮影が可能であれば、会場で展示会の写真を撮影しておきましょう。
写真撮影のポイントは、「遠景写真(イベントやブースの全景を撮る)」と、「中景写真(展示している風景を撮る)」、そして「近景写真(展示物をそれぞれ撮影する)」を必ず撮っておくことです。

4)レポートを書くことを意識して当日に臨む

当日展示会に参加する際には、あらかじめレポートを作成することを意識しながら展示を見て回ると、効率的に時間を使うことができ、レポートを書く際もスムーズです。展示会の情報を事前に詳しくリサーチできる場合には、参加したいイベントの開催時間などをチェックしておきましょう。
もし、そのような情報が得られない場合には最初に全体を見て回り、注目すべきブースをチェックして後から再度訪問してみてください。いずれの場合にも、「レポートで書きたい所感」を意識して見学するとともに、「自社でもし展示会出展の機会があるならどこを参照するか」についても見ておくと良いでしょう。

展示会来場前の事前準備は?

展示会来場前の事前準備は?

分かりやすい見学レポートを作成するには、展示会に出向く前の準備も重要です。前の項目でも少し触れていますが、ここでは展示会に行く前に準備したいことについて、ご紹介します。

・立ち寄るブースをチェックしておく

展示会の情報が事前に詳しく確認でき、出展企業のブースなどを把握できる場合は「注目したい企業のブース」をリストアップしておきましょう。多くのケースでは、展示会の公式サイトやパンフレットなどを見れば確認可能です。

・レポートに書くべき項目のチェックリストを作る

展示会後スムーズに見学レポートを書けるように、事前にレポートに書くべき項目を決めておくことをおすすめします。項目を箇条書きにしてチェックリストを作成し、当日はその内容にチェックを入れながら見学すれば、見落とすこともありません。

おわりに

今回は、展示会を見学した後に必ず作成する展示会見学レポートの書き方や、読みやすく分かりやすいレポートにするためのポイントをご紹介しました。
展示会の規模次第では膨大な数の企業ブースがあるため、その中から当日見て回るところを決めるのは大変なこともあります。展示会に行く際には事前準備を入念に行い、レポート作成を意識して見学する際の要点を押さえておけば、見るべきポイントを効率よくチェックした上でスムーズな報告書作成に臨めるでしょう。