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ビジネス成功の鍵はお礼メールにあり?展示会後のフォローアップについて

お礼メール

展示会で見込み客の名刺を獲得することばかりに目が行き、その後のアプローチがおろそかになっているケースがよく見られます。展示会で多くの集客を得ても、次につながるフォローができなければ、成果に結びつけることはできません。展示会の成果が思わしくないという場合は、ブース来場者へのお礼メールを工夫してみてはいかがでしょうか。
今回は、展示会をその先のビジネスにつなげるためのフォローアップについてご紹介します。

展示会後のお礼メールの書き方

展示会後のお礼メールの書き方

取引先の社員に食事に誘われて、翌日お礼のメールを送った経験をお持ちの方もいるでしょう。展示会のブースに来場してくださった方への「お礼メール」は、あまりにビジネスライクで読み手にも明らかに定型文と分かるような内容だと、社交辞令と思われて最後まで読んでもらえない可能性もあるでしょう。
展示会で多くのブースを訪ねた来場者の方には、各社から一斉にお礼メールが届くことが予想されます。大量のメールの中で、目に留めてもらえるお礼メールを書くにはどのような点に気をつければ良いのでしょうか。

・読んでもらえるお礼メールとは?

メールの本文は長々と書かず、簡潔にまとめることが「全文読んでいただく」ためのポイントです。具体的にはメールを開いて「1スクロール内」で読めるボリュームを目安にすると良いでしょう。
ただし、もちろんそれだけでは見込み客の次のアクションにつながりません。カスタマージャーニー(お客様が商品の購入に至るまでの行動プロセス)を意識し、メールを受け取った見込み客がアクションを起こしてくれるようなオファーを、必ず文面に含めるようにしましょう。

展示会後のお礼メールの例文

お客様の確度によって、お礼メールの書き方を変えることをおすすめします。確度が高い場合はお客様にあわせた内容を盛り込み、確度が低い場合は用意しておいた定型文を利用するようにします。

・お礼メールの例文(確度が高い場合)

件名:山田様 「■■展示会」へのご来場ありがとうございます
※件名に社名を入れても良いでしょう。

(相手の会社名)

(部署名)

  山田様

平素より大変お世話になっております。

先日はご多忙の折「■■展示会」弊社ブースにご来場いただき、誠にありがとうございます。
(自社名)のブースでご案内させていただきました、田中と申します。

展示会にてご紹介いたしました商品「○○」は、●●という特徴を持ち、
貴社で現在お困りの▲▲につきましても解決できると考えております。

【弊社出展商品】

「○○」(製品ページのURL)

「××」(製品ページのURL)

もしよろしければ、山田様のご都合をお聞かせいただき、
製品について詳しくご紹介させていただくことは可能でしょうか。
ご興味をお持ちでしたら、このメールにご返信いただくか、
わたくし田中の携帯電話までご連絡いただけますと幸いです。

ぜひご連絡をお待ちしております。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

------------------------

(自社名)

(部署名)

  田中 △△

(携帯電話番号および会社連絡先)

(メールアドレス)

------------------------

お礼メールを送る際のポイント

お礼メールを送る際のポイント

お礼メールの文面や書き方が分かったら、次はお礼メールを送信するタイミングや送り方について考えてみましょう。ここでは、お礼メールを実際に見込み客へ送る際のポイントをご紹介します。

1)メール送信のタイミングを工夫する

先ほど触れた通り、展示会が終了した直後は多くの企業から来場のお礼メールが多数届いている可能性があります。それらに埋もれてしまわないよう、できればご来場いただいた当日のうちに送信することが望ましいでしょう。
展示会終了の翌日以降は、多くの企業がお礼メールを送っている可能性が高くなります。その前のタイミングで自社から送ったメールを確認していただけるよう、できるだけ早く送るようにしましょう。

2)相手の状況にあわせたお礼メールを送る

明らかに一斉送信したと分かるようなメールは、たとえ読んでもらえてもそのまま放置されてしまう可能性があります。そのため、確度の高い相手に対しては、「先方のお悩みやニーズをきちんと把握できている」と分かる内容を必ずメールに盛り込み、それに「継続的に個別対応ができる」という意思を明確にしておきましょう。

その見込み客が抱えているニーズに対する私信とも取れる内容が詳しく記されていれば、先方にも「親切に対応してくれるに違いない」という印象を持っていただけるはずです。今後の信頼関係の構築を期待していただけるとともに、次のアクションにつながる可能性も高まるでしょう。

お礼メールからのフォローアップ手法

お礼メールからのフォローアップ手法

お礼メールを送る本当の目的とは、今後の見込み客とのつながりの起点を作ることで信頼関係を徐々に構築し、最終的に長いお付き合いになる関係性を築くことにあります。ここでは、展示会の来場者にそのような顧客になっていただくためのフォローアップ法についてご紹介します。

1)リードナーチャリング

まずは、展示会でブースに来ていただいた方にはすぐお礼メールを送信します。もし、そのお礼メールに記載したオファーに対して何らかの反応があれば、カスタマージャーニーのステップが1つ進められたと考えて良いでしょう。その次には、そこからさらに購買へのステップにつなげられるよう次のオファーを提供します。そのオファーにもまた何らかの反応があれば、そこからまた次のステップへ向けてオファーしていきましょう。

このように段階を踏んで、見込み客(リード)を大事な顧客になるよう育成していくことを、リードナーチャリング(リードの育成)と呼んでいます。
リードナーチャリングでは、「いったん見込み客となったものの、ある事由から顧客に至らなかったリード」へのフォローアップも重要です。以前展示会に来てくれて結果的に案件にはつながらなかったものの、今回再来場があった方などにはより積極的にフォローしていきましょう。

2)リードクオリフィケーション

見込み客へのオファーを続けながら、その確度を判断しつつ優先度を決めていき、確実性の高い見込み客へ適切なフォローアップをしていきます。このように、人・モノ・金などのマーケティングリソースをうまく組み合わせながらフォローを継続することで、成果につなげる行動を「リードクオリフィケーション」と呼びます。

リードクオリフィケーションのポイントは、「見込み客が商品にどのくらい期待しているか」や、「見込み客が抱える悩みに対し、商品がどれくらい有用性を持っているか」などの見極めを行うことです。それらのデータを活用の上、優先順位を設けながら積極的にアクションを起こしていくことが求められます。

また、既に顧客となっている企業や個人の属性などから、「顧客になってくれる見込み客」を推し量ることも効果的です。新規顧客を効率良く増やすため、既存顧客のデータを十分に活用しましょう。

おわりに

今回は、展示会に来ていただいた見込み客を顧客にするための、適切なフォローアップについてご紹介しました。見込み客から反応があれば、その都度フォローをしていくため、あらかじめフォローアップ計画をまとめておくことも有効です。ただし、事務的な対応にならないよう気をつけながら、見込み顧客を育成して購入につなげるようにしましょう。



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