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展示会出展を成功させる方法は?4つのポイントをご紹介

展示会出展を成功させる方法

展示会に出展するからには、顧客獲得や認知度アップなどの成果につなげたいと考えているでしょう。そこで今回は、展示会出展を成功させるためのポイントを4つご紹介します。「初めて展示会に参加するので、基本的な出展ノウハウを押さえておきたい」「何度か展示会に出展経験があるが、次回はさらなる成功につなげたい」とお考えの場合は、ぜひご参考にしてください。

【ポイント1】展示会出展の目的と目標を明確にする

展示会出展の目的と目標を明確にする

展示会に企業ブースを出展する場合、一定の社内リソースを割く必要があるため、漫然と出展するだけで一向に確かな効果が得られないという事態は避けたいものです。ここでは、「なぜ展示会に出展するのか」「展示会出展で何を得たいか」など、目標や目的の設定についてご紹介します。

・目的:展示会で来場者に何を認知してもらいたいのか

初めて展示会に出展する企業の場合、まずは「企業の名前や業態を知ってもらうこと」や「企業イメージの確立」などを目的とするケースも多いでしょう。また、既に何度か出展を経験している企業なら「新規顧客を増やすこと」を主眼に置いているかもしれません。展示会に出展することで、「来場者に何を知ってほしいか」「自社がどんな成果を得たいか」という目的は明確にすることが重要です。

・目標:新規見込み客の目標を決める

出展の目的だけではなく、出展の結果どのような具体的な成果を上げたいかについても具体的にしておく必要があります。もっとも分かりやすい成果の形としては「新規見込み客の獲得」が挙げられるでしょう。「名刺を○○枚獲得する」など数字で目標を設定し、その実現に向けて展示会当日に全員が行動できるようにしておきましょう。

名刺の獲得やリストアップ以外にも、数字で具体的に立てられる目標は数多くあります。例えば、リード(見込み客)の獲得にかかった単価や獲得した商談数、その商談獲得にかかった単価や商談から受注に至った際の売上額などです。

【ポイント2】展示会当日までの準備

展示会を成功させるためには、当日までの準備で押さえておきたいポイントもあります。ここでは、展示会の準備段階で特に意識したいことについてご紹介します。

・自社サービスが伝わるブースを企画

展示会では、各企業が決められたスペースの中でPRを行います。社名は分かるものの、どのような商品やサービスを取り扱っているのかが判然としなければ、来場者の興味を引くには至らないでしょう。数多くあるブースの中から自社のブースに注目していただくため、「一目見て自社サービスが伝わること」を意識したブースづくりを心掛け、できるだけ多くの方に足を運んでもらえるようにしましょう。

・足を止めてもらうためのチラシやリーフレット

せっかくブース前を通りかかっていただいても、こちらから何のアクションもしなければ、来場者は気付かずにそのまま通り過ぎてしまいます。そこで、商品をPRするチラシやリーフレットを用意しておくことをおすすめします。
通路に積極的に出て、来場者に向けてチラシやリーフレットを配布することによって、足を止めてもらい、ブースに立ち寄ってもらうことができます。チラシやリーフレットに製品を紹介するサイトのURLを記載しておけば、Webからの集客も可能です。

・DMなどを用いた事前集客

会場で積極的に来場者を呼び込むだけでなく、当日を迎える前に告知をしっかり行っておくことも大切です。以前展示会に来場いただいた見込み客はもちろん、自社と接点のある企業や個人に向けてDM(ダイレクトメール)などで事前に集客活動を実施しましょう。
また、既につながりのある相手への告知に加え、現状は接点がなくても今後見込み客となりそうな企業をWeb検索などでリストアップすることも、可能なら行っておきましょう。そういった相手に対して郵送やメールで告知や招待をすることも、新規見込み客を増やすことにつながります。

【ポイント3】展示会当日の運営

展示会当日の運営

展示会当日の動き方も、より大きな成果を上げるために大切になります。ここでは、展示会当日のブース運営のポイントについてご紹介します。

・役割分担で効率化

各従業員や応援スタッフが効率的に稼働することも、展示会を成功に導くポイントです。忙しいスタッフとそうでないスタッフがいるという状況では、来場者に好印象を与えることはできません。
各スタッフが効率良く動ける現場をつくるには、役割をしっかり分担してそれぞれの持ち場で集中して稼働できる状態にすることが大切です。「集客担当」「デモや接客担当」「獲得した名刺の管理」「現場全体の管理」など、スタッフごとの役割を事前に決めて動けるよう準備しましょう。

・展示会場でのヒアリング内容

展示会では、来場者とのコミュニケーションも欠かせません。その先につながる来場者との会話を実現するには、ヒアリングの内容をある程度虎の巻にして接客するスタッフに共有しておくことも有効です。
なお、以前は展示会ではアンケートを配布することが主流だったため、多くの企業が見込み客のニーズを把握するために以下の「BANT条件」に関する内容をアンケート内に盛り込んでいました。

【BANT条件】

Budget(予算に関すること)

Authority(決裁権を持つ人について)

Needs(どのくらい必要であるか)

Timeframe(具体的な導入時期の目安)

現在では、アンケートを別途実施するよりは現場のヒアリングで上記を聞き出すという手法に移行しつつあります。確かにこれらは後日アンケートで答えていただくより、その場の会話で尋ねた方が回答を得やすいでしょう。しかし、もちろんこれらを直接質問するのではなく、会話の中でこれらに関する要素を盛り込みながら、自然にそれとなく聞き出す方法を採ることが無難でしょう。

【ポイント4】展示会後のフォローアップ

展示会後のフォローアップ

展示会で見込み客が得られても、その人たちを最終的にできるだけ多く顧客化できなければ、成果に結びつきません。展示会成功のポイントとしては、展示会が終わってからのフォローも欠かせない要素です。

・あとから見ても分かるような名刺管理

獲得した名刺の管理を怠ってしまうと、名刺を有効活用できません。接客後に名刺をいただいたら、来場者の特徴などから、確度の高い見込み客であるかが分かるように分類しましょう。例えば、以下のようにランクごとに分類することで、今後どのようにフォローすべきかが一目瞭然になります。

・Aランク:ニーズがあるためすぐ商談へ移行できる

・Bランク:ニーズはあるがすぐに商談化することは難しく、継続的なフォローの必要あり

・Cランク:現状商談化のハードルは高いがニーズはあり「潜在層」とみなせる

・Dランク:ニーズが見当たらず、現状はターゲット外

これらの分類を行うために名刺をデータ化しておく際には、その後のフォローアップに必要な項目に絞って見やすくリスト化しておくと便利です。

おわりに

今回は、展示会の出展を成功に導くための4つのポイントについてご紹介しました。企画や事前準備から展示会終了後のフォロー活動に至るまでのプロセスに、まだ工夫の余地が見つかるのではないでしょうか。多くの見込み客を獲得・そして顧客化できるよう、出展計画の段階から今回ご紹介したポイントを意識して取り組んでいくことをおすすめします。