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会議の案内メール作成のコツは?社内・社外の例文をご紹介

会議の案内メール

会議やミーティングの開催告知をメールで行う際には、正しい情報を分かりやすく伝えることが大切です。誤字脱字などをなくし正確な記述を心がけることはもちろんですが、その他にも押さえるべき点がいくつかあります。
今回は、会議やミーティングの案内メールを作成する際のコツや、実際に使える例文などをご紹介します。

案内メール作成のコツ

案内メール作成のコツ

ここでは、読みやすく内容が正しく伝わる会議案内メールを作成するコツをご紹介します。

・件名は簡潔になるよう心がける

メールの件名はできるだけ簡潔にまとめ、会議の名称やおおまかな内容がひと目で伝わるようにしましょう。以下の例を参考にし、できるだけ短文で要点が分かるような件名を考えてみてください。

件名:新ツール導入に関するお打ち合わせの件(○○月○○日)

件名:【○月度】定例ミーティングのご案内

件名:【要確認】次期予算会議開催のお知らせ

いずれの例文も、極力短い文言としつつ会議の具体的な内容はきちんと盛り込まれています。最低限「何の会議をするのか」については、可能な限り相手に伝わる件名としましょう。

・会議の開催日時などは5W1Hを意識

会議案内の中でも重要な日時などは、「5W1H:(Who(誰が)When(いつ)、Where(どこで)、What(何を)、Why(何故)、How(どのように))」を意識することが基本です。また、会議の内容や背景・日時・開催場所などの要点がひと目で読む人の頭に入るよう、箇条書きにすると分かりやすくなるでしょう。
長文などを多用しメールの内容が冗長になってしまうと、せっかく記載した重要な箇所が目に留まりにくくなるため、注意してください。
また、日時などを告知する場合には、時間を「13:00」、「15:30」などのように24時間制で記述すると良いでしょう。

・会議の背景や目的について記載

メールを受け取った方ができるだけ多く会議に出席してくれるようにするには、会議の目的や背景などを簡潔かつ具体的に記載することも大切です。読みにくく会議の主旨が分かりにくい内容のメールだと、最後まで目を通す前に欠席を決めてしまう方もいるかもしれません。

・コロンの位置や「」は位置を揃える

メール本文の、コロンの位置や「」(カッコ)の位置は、できるだけ揃えて記載しましょう。細かいことに感じるかもしれませんが、記号や見出しの位置を揃えてあるだけでも整った印象を与え、メールを読み進めやすくすることができます。

案内メール送信時の注意点

案内メール送信時の注意点

案内メールが書きあがったら送信を行いますが、この際に社内へ送るのか社外へ送るのかによって、注意すべき点も異なります。ここでは、メール送信時の注意点を社内宛て・社外宛てそれぞれのケースでご紹介します。

・社内への案内の場合

社内宛てのメールの場合、冒頭文は「お疲れさまです。」の文言で始めることがマナーです。どのような送り先であっても、社内メールであれば「お疲れさまです。」の文頭で統一しておくと無難でしょう。
ただし、会社によって省略をルールとしている場合はその限りではありません。

・社外への案内の場合

社外宛てのメールの場合は、冒頭文を「お世話になっております。」で始めることが基本マナー。「大変お世話になっております。」や、「いつもお世話になっております。」などのように、少し言い回しを変えても良いでしょう。

・資料の添付ミス

会議では資料が必要になる場面もありますが、当日に資料を配布すると、会議のかなりの時間を資料の説明に費やすことになってしまいます。そのため、事前に参加者が内容に目を通せるよう会議の案内メールに資料を添付しておきましょう。
しかし、この案内メールでよくあるミスが、資料の添付忘れです。添付するつもりの資料を忘れて、後で再送しているケースなども見られますが、添付忘れや添付ミスは送信者側にとっても二度手間になりますし、受信者側にも複数のメールを開かせることになり、余計な工数がかかります。
やりとりをスムーズに進めるためにも、メールを送る前には必ず、ファイルが正しく添付されているかどうか念入りに確認してください。

・アフターフォローについて

案内メールは、「送信しておわり」にしないようにしましょう。特に、参加の可否については返信をもらえる内容にしておくと、事前に出席者をある程度把握できます。
また、案内メールがOut lookの予定表などと連携できない場合、出席予定者に対しては、会議当日の直前(2~3日前が目安)にリマインダーを送っておくと良いでしょう。参加者がうっかりスケジュールを見逃してしまうことのないよう、再度参加をうながしておくと確実です。

案内メールの例文をご紹介

案内メールの例文をご紹介

会議案内のメールの書き方についてご紹介してきましたが、ここでは実際の連絡にも活用できる、会議案内メールの例文をご紹介します。

・社内向けの案内メールの例文

メール件名:【3月度】定例ミーティングのご案内


営業部 各位


お疲れさまです。

さて、3月度の定例ミーティングを以下のとおり開催いたします。

つきましては、会場および資料準備の都合により、2月22日(金)までにご出欠についてご返信いただけますと幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。



日時:3月5日(火)13:00~15:00
場所:本社8階会議室


アジェンダ:
13:00~13:30 2月度の全体概況報告(○○部長)
13:30~14:30 各課の2月度報告(△△課長、□□課長)
14:30~15:00 3月度の課題と対策について討議(進行:◎◎)

以上

営業部 ◎◎

・社外向けの案内メールの例文

件名:新ツール導入に関するお打ち合わせの件【4月17日】

株式会社 ◎◎◎◎
販売企画部 課長
□□ ○○ 様


いつも大変お世話になっております。
株式会社●●●、営業部の☆☆でございます。


先日は、お電話にてご相談ありがとうございます。
その際にお話しいたしました、新ツール導入に関するお打ち合わせの日程が決まりました。
つきましては、以下にお打ち合わせの詳細を記載いたしましたので、ご確認くださいますと幸いです。


■お打ち合わせの詳細
日時:4月17日(水曜日)14:00~15:00
場所:弊社本社ビル 16階 1608会議室
住所:東京都○○区△△ ○-○-○ ABCDビル16階(本メール添付の地図をご覧くださいませ)


議題:
1.新ツールの概要説明
2.新ツールの導入費用や時期、社内研修時期の決定
3.新ツール導入に際しての課題と、対策に関する討議


ご準備いただく資料など:お打ち合わせ進行表(本メール添付の資料をご確認くださいませ)


弊社の参加予定者:営業部 部長 ○○ △△

課長 □□ ▽▽

主任 ☆☆ ★★


なお、お打ち合わせに際しましてご不明な点やご質問事項があります場合には
私☆☆までお知らせくださいますと幸いです。

わざわざ弊社までお越しいただきますことまことに恐れ入りますが、
当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。


==================
株式会社●●●
営業部
主任 ☆☆ ★★

東京都○○区△△ ○-○-○ ABCDビル
123-4567-8901
==================

おわりに

今回は、会議案内メールの書き方の基本や気をつけるべき点、そしてすぐに活用できる例文についてご紹介しました。
基本的なビジネスマナーが身についていれば、社内メールや社外宛てメールの作成はそれほど難しくないでしょう。会議案内で注意したい点は、「箇条書きで要点を見やすくまとめる」ことや「5W1Hを意識した会議詳細を簡潔に記載する」ことなどです。多くの方に会議へ参加していただけるよう、どなたにでも分かりやすく伝わりやすいメールを作成してみてください。

 

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