ビジネスプロジェクター

ビジネスの現場で活用!実践的なノウハウ集

会議の議事録をわかりやすくまとめるには?書き方のコツをご紹介

会議の議事録

社内での会議やクライアントとのミーティングなどで、記録を残しておくために欠かせない文書が議事録です。しかし、議事録をどのように書けば良いのかわからず、漠然とまとめている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議の議事録をわかりやすくまとめる、書き方のコツをご紹介します。

会議の議事録を取る目的は?

会議の議事録を取る目的は?

そもそもなぜ会議の議事録を取るのでしょうか。議事録作成の前に、議事録作成の目的を理解しておきましょう。

会議で決定した内容を関係者に共有するため

議事録を作成することで、会議での結論や決定事項を関係者に共有することができます。また、議事録には当日参加していなかった関係者(主にクライアントや上司、チームのメンバーなど)に対しての情報共有という意味合いもあります。

口頭による報告では、事実とは異なるニュアンスで伝わることもありますが、会議の内容を議事録として文面に残すことで、お互いの認識の相違を防ぐことができます。特にクライアントとの会議の議事録は、今後プロジェクトを進めていく上で参考となる記録のため、決定事項は漏れなく記載するようにしましょう。

次回の課題を明確にする

会議では毎回いくつかの課題について議論するわけですが、会議中に結論が出なかったり、新しい課題が見つかったりすることがあります。そのため、このような課題についても議事録に記すことで、メンバーが課題解決の意識を持ち、次回の会議に臨むことができます。

責任の所在を明確にする

プロジェクトを進めていく上で起こりやすい問題が、「誰がどのような発言をしたか」ということです。正確な発言を覚えていないまま、クライアントは確かこのようなことを言っていただろう、と何となく業務を進めてしまうと後々トラブルにも発展しかねません。
また、自分が伝えた内容を相手が勘違いして違う意味で捉えていたなど、自分に責任がない場合もあるでしょう。このように発言内容と発言者を議事録に書いておくことで、責任の所在を明らかにするという目的もあります。

案件ごとの要点を把握できる

人によっては複数の案件を抱え、同時進行で対応している方も少なくありません。そのような場合に議事録もないまま仕事を進めてしまうと、各案件の注意点などを混同してしまうことも考えられます。各案件の要点を簡潔にまとめた議事録があれば、複数の案件が進行中でもスムーズに対応することが可能です。

議事録の構成は?

議事録の構成は?

それでは、議事録には具体的にどのようなことを書けば良いのでしょうか。

議事録に必要な項目

一般的に議事録に必要とされる項目は、以下の通りです。

・会議名

・日時(開始時刻および終了時刻)

・場所

・参加者(クライアントに対しては役職名を付け、上のポジションの方から記載)

・目的や趣旨

・決定事項

・概要

・重要な発言と発言者の名前

・備考

決定事項や概要は最も重要な項目ですが、議論の方向性を決める発言については、発言者の名前も明記しておきましょう。また、クライアントが同席している場合は、失礼のないように役職名を付けることも忘れずにしてください。

議事録の悪い例とは?

簡潔でポイントを押さえた書き方がされておらず、読みづらくなってしまっている議事録もあります。以下のような書き方は避けるようにしましょう。

内容が不十分

議事録に必要な情報がなく、会議の目的と直接関係のない不必要な情報ばかりが記載されているなど、そもそも内容が不十分な場合は読み手に要点が伝わりません。文章量は少なくても構いませんが、上述した会議の概要や要点、決定事項などの項目は最低限記載する必要があります。

5W1Hが抜けている

議事録に限らず、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)の要素が抜けている文書は要点がぼやけてしまいます。どのタイミングで誰がどのような発言をしたのかを時系列で記載することで、話の流れがわかりやすくなるだけでなく、責任の所在を明確にすることにもつながります。

事実をひたすら議事録に綴っている

会議で起こったことをひたすら綴るような書き方はおすすめしません。随所に改行を入れたり、箇条書きにしたりなど読み手が読みやすくなるように工夫しましょう。
また、決定事項を記す際にもそこまでに至る経緯も書くことで、なぜそのような結論になったのか、誰がその決断を下したのかなどが明確になります。

書き方のコツは?

客観的に書く

客観的に書く

文章を書くことに慣れていない方は、往々にして主観的に書いてしまいます。しかし、議事録は第三者に読まれることを想定している記録です。書き手の目線からではなく、あくまでも客観的な目線、言葉遣いを心掛けてください。議事録は個人的なメモではないことに注意しましょう。

事前に内容をある程度把握しておく

会議の参加者は前回までの会議の内容を踏まえた上で発言をします。したがって、議事録作成者は事前に議題や論点、会議の目的などを把握していることが欠かせません。前回までの会議の議事録がある場合は、議事録に目を通して会議の内容を確認しておきましょう。

会議中はメモ程度にとどめる

会議に参加しても、全員の発言を一言一句聞き取れるわけではありません。会議はどんどん進行していくため、会議中に議事録を書こうとすると話に追いつけなくなります。会議中は要点や誰の発言かなどの重要な情報を簡潔にメモし、会議終了後に議事録としてまとめるようにしましょう。

書き方をそろえる

文章の書き方をそろえることも、読み手を意識したわかりやすい文章を書くために重要なことです。内容に誤りがなくても、例えば文末に「です」「ます」と「である」が混在していると、読み手は違和感を覚えてしまいます。文末表現や全体の文章のトーンはそろえるようにしましょう。
また、箇条書きにするところや原因と結果の書き方なども、自分なりに決めて書くとスムーズに書ける上、読みやすくなります。

議事録の提出は24時間以内に

コツというよりも基本的なといえるかもしれませんが、出席できなかった関係者により早く情報共有するために、議事録は会議終了後にできるだけ早くまとめて提出するようにしましょう。人の記憶は時間が経つとすぐに忘れてしまいます。はっきりとした会議の記憶が残っているうちに議事録を書いた方が、より良い議事録になります。

テンプレートを使う

議事録を作成するたびに、どのようなフォーマットにしようかなどと迷っていては非効率的です。議事録を手早く簡潔にまとめるには、あらかじめ日時や場所、要点などの記入欄が設けてあるテンプレートを使うことをおすすめします。
自分で事前にテンプレートを作成しても、インターネット上で入手できるテンプレートを使用しても構いません。ただし、会社によって書き方や必要な項目が異なる場合もあるため、自社のテンプレートがないかを確認しておくと良いでしょう。

おわりに

議事録は、会議の内容や決定事項を共有する際に不可欠であるとともに、責任の所在や課題などを明らかにする際にも役立ちます。わかりやすい議事録を作成できれば、クライアントとの間に伝達ミスも起きにくくなりますし、プロジェクトがスムーズに進行しやすくなるでしょう。
今回ご紹介した「客観的に書く」、「書き方をそろえる」、「テンプレートを使う」などのコツを押さえて、わかりやすい議事録を作成してください。