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アジェンダとは?会議に役立つアジェンダの作り方

アジェンダ

ビジネスで「アジェンダ」という言葉を耳にする機会はあっても、正しい意味を聞かれたときにすぐ答えられないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、会議で頻繁に用いられる用語「アジェンダ」について、その意味や会議におけるアジェンダの重要性についてご紹介します。実際の会議に役立つアジェンダを作成するポイントも取り上げますので、ぜひ参考にしてください。

アジェンダとは?

アジェンダ(agenda)は、ラテン語の「実行に移されるべき事柄」という意味に由来し、英語で「予定表、計画表」を指します。アジェンダという言葉が日本で広く用いられるようになったきっかけは、1992年の「地球サミット」(ブラジルのリオデジャネイロで開催)において採択された環境保全に関する行動計画が、「アジェンダ21」と名づけられたことといわれています。

政治的な分野では、アジェンダは「行動指針」という意味で用いられますが、ビジネスにおけるアジェンダとは、「会議の議題」や「議事日程」(あるいはそれらをまとめた資料)のことです。

レジュメとの違い

ビジネスではアジェンダと併せて「レジュメ(resume)」という言葉もよく使われます。アジェンダとレジュメはしばしば意味を混同されますが、レジュメは会議で発表する内容を要約した資料のことです。なお、レジュメには「概要、要約」という意味があり、転職に用いる職務経歴などを簡潔にまとめた書類についても、レジュメと呼ぶケースがあります。

アジェンダの重要性は?

アジェンダの重要性は?

会議を実施する場合、アジェンダの作成は必須です。
ここではなぜ、会議においてアジェンダが重要なのかをご紹介します。

1.会議の目的や議題を共有して有益な議論ができる

実りの少ない会議となってしまう原因の1つは、参加者が十分な準備をしないまま会議に臨むためです。会議の目的や議題を理解せずに会議に臨んでも、有益な議論を行うことができません。会議の質を高めるためには、会議の主催者だけでなく、参加者一人一人が会議の概要を把握している必要があります。

会議の主旨をアジェンダに明記して会議前日までに配布し、参加者全員で目的や議題を共有することで、各自が準備の上で会議当日を迎えることができます。会議で他に取り上げてほしい議題のリクエストがあれば、対応することも可能です。

2.時間を意識しながら密度の高い議論ができる

会議で大切なポイントの1つとして、決められた時間内に結論を出すということがあります。マネージャークラスともなれば、1日の大半を会議に充てているという方もいるでしょう。肝心の結論に至るまでに、だらだらと時間だけを消費してしまうことは避けたいものです。あらかじめアジェンダで「会議では何を決定するのか」「会議の進行(時間配分)」という情報を提示しておけば、全員が時間を意識しながら密度の高い議論ができます。

アジェンダの作り方は?

アジェンダの作り方は?

なぜアジェンダが会議において重要になるのかを理解していただいたところで、ここからはアジェンダの作成方法についてご説明します。
「アジェンダの作成を任せられたが、作成方法がよく分からない」という場合は、基本的なアジェンダの構成や盛り込むべき要点などをぜひ参考にしてください。

【アジェンダの基本構成】

・会議の名称

・会議の目的

・参加者についての記載(氏名や肩書き、人数など)

・会議を行う日程や時刻

・会議の開催場所

・会議の議題

・アジェンダ以外に配布する資料

参加者が多い場合は会議主催者の連絡先を記載する、会議に社外メンバーも参加する場合は、会議の開催場所が分かりやすいように地図を添えるなど、工夫するようにしましょう。アジェンダには、会議で配布する資料の種類やページ数なども記載すると便利です。資料の配布漏れなどを防ぎ、全員に資料を読んでもらうことができます。
また、アジェンダを一度作成したら、その構成は次回にも使えるようひな形として残しておくと良いでしょう。

会議で役に立つアジェンダ作りのポイント

会議で役に立つアジェンダ作りのポイント

アジェンダを作成する際は、会議の進行や会議後も意識して作成しましょう。
会議で役に立つアジェンダ作りのポイントとして、以下の2つが挙げられます。

1.会議後に議事録を作りやすいアジェンダにする

会議後、会議の内容を記録する議事録を作成する必要があるため、議事録の作成時に参考にできる内容をアジェンダに含めておきましょう。「アジェンダに書かれた主旨に添った内容で会議を進められたか」「アジェンダの目的に対する結論を会議で導き出せたか」などを後から確認することで、議事録作成をスムーズに進めることができます。

2.会議の進め方まで意識してアジェンダを作成する

「どのように会議が進められるか」「議論の内容が最終的にどう結論付けられるか」などをアジェンダ作成の段階から意識し、アジェンダ自体に会議のシナリオのような役割を持たせましょう。アジェンダに沿って会議を進めることでスムーズに議論が進められ、会議を有意義な時間にすることができます。

アジェンダ作成の注意点

会議のスケジュールやアジェンダの見せ方を工夫することで、より良い会議にすることができます。アジェンダを作成する際は、以下の点に注意しましょう。

1.議題を絞り込み、タイトなスケジュール設定は避ける

アジェンダ作成でよくあるミスは、スケジュールを詰め込みすぎてしまうということです。会議の時間配分までアジェンダに記載する場合には、余裕のないスケジュール設定は避けましょう。アジェンダに記載された予定よりも早く話がまとまれば、それに越したことはありません。しかし、議論のための時間が不足し、納得できる結論が結局得られないという事態も考えられます。多少長いように感じても、会議のスケジュールは余裕を持って組むようにしましょう。

議題はそれぞれに優先順位をつけて時間配分を決めます。重要な議題は時間を長く、そうではない議題は時間を短く設定します。議題が多いときは、一部の議題を次回に回します。参加者から取り上げてほしい議題が多数集まるなどした場合、参加者全員で議論する必要性があるのかを見極め、会議で取り上げる議題を絞り込みましょう。

2.プロジェクターで投写するためのアジェンダを用意する

参加者全員にアジェンダを配布することはもちろんですが、プロジェクターで投写するためのアジェンダを併せて用意しておくこともおすすめです。PCをプロジェクターに接続し、アジェンダのスペースに会議の決定事項を書き込んでいくことで、参加者の認識のズレを防ぐことができます。

会議終了後にこのアジェンダをベースにして、速やかに議事録作成に取り掛かれるでしょう。遠くから文字が見やすいように、投写用のアジェンダを作成する際は文字サイズや行間に注意してください。

おわりに

今回は、会議を開くときに必ず作るアジェンダについて、その言葉の意味や会議を成功させるためのアジェンダ作りなどをご紹介しました。参加者が準備をせずに漠然と会議に出席し、何も決められずに時間だけが過ぎていく会議は少なくありません。
会議の目的や開催意義を明確にし、生産性向上につなげられるかどうかは、アジェンダの作り方が鍵を握ります。「まとまりのない会議」や、「いつも時間が足りなくなる会議」を防ぐためにも、ぜひ会議に役立つアジェンダ作りを意識してみてください。