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プレゼンの基本構成を知りたい!初心者にありがちな失敗と対策

プレゼンの基本構成

何かを相手に伝えようと思ったときに、順序立てて説明することで聞き手の理解を得やすくなります。実はプレゼンにも基本となる構成があり、ポイントを押さえることでプレゼン内容をワンランクアップさせることができるのです。
そこで今回は、プレゼンの基本的な構成や流れ、よくある失敗やそれを防ぐための対処法についてご紹介します。良いプレゼンとは何かを知り、今後の会議やオリエンテーションに役立てましょう。

良いプレゼンテーションとは?

良いプレゼンテーション

「良いプレゼン」と聞き、どんなプレゼンを思い浮かべますか。例えば、だらだらと話し続けて、最後まで結論が見えてこないプレゼンは、良いプレゼンとはいえません。一方、内容が簡潔で結論までの展開がスムーズなプレゼンは、聞き手に伝えたいことの主旨がきちんと伝わりやすい「良いプレゼン」といえます。

「良いプレゼン」に必ず含まれている要素としては、以下が挙げられます。

1)資料が煩雑でなく、シンプルで見やすい

2)伝えたいことがはっきりしていて、聞き手にメッセージとして的確に伝わってくる

3)聞く人の立場や目線をわきまえた伝え方ができている

主旨が明確で分かりやすいプレゼンは、上記の要点がきちんと押さえられています。また、資料も見やすく、要点が把握しやすい内容にまとめることが大切です。

プレゼンの流れ

プレゼンの流れ

ただ言葉を並べるだけでは、どんなに流暢で淀みなく話したとしても、聞き手を説得することはできません。プレゼンの原稿や資料を作るときには、まずは全体の構成から先に組み立てていきましょう。
ここでは、プレゼンの基本的な流れ(構成)として、「序論→本論→結論」「PREP法」「DESC法」の3つをご紹介します。

・序論→本論→結論

序論、本論、結論の順序でプレゼンを組み立てる、最もオーソドックスな構成です。まずはこの構成を念頭に置いて作成しましょう。

1.序論

プレゼンの導入部分です。これから始まるプレゼンのテーマや、このプレゼンをする理由などについて簡潔に伝えるための箇所と考えましょう。ここで聞き手に興味を持ってもらえれば、プレゼンを最後まで聞いてもらいやすくなります。プレゼン時間が長い場合は、聞き手が集中力を維持しやすいように、今回のプレゼンで話すトピックを紹介しても良いでしょう。

2.本論

本論は、このプレゼンで最も伝えたいこと(要点)を話すパートです。自社の製品をPRするためのプレゼンで、自社の製品が他社よりも優れていることを伝えたい場合は、データやグラフを活用しながら、自社製品がどのような点(価格・性能・耐久性など)で優れているのかを具体的に示すことになります。

3.結論

プレゼンの最後に「まとめ」「締めくくり」をおこなう箇所です。序論で伝えた「プレゼンをした理由」や「プレゼンのテーマ」を、もう1度振り返って締める形にすると良いでしょう。

・PREP法

P=Point:プレゼンの結論を述べる

R=Reason:それを伝えたい理由を示す

E=Example:理由の根拠となる具体例を挙げる

P=Point:再度結論を伝え、締める

PREP法では、一番伝えたいことを先に話すことで、聞き手は「なぜ?」「その根拠を知りたい」という気持ちにさせます。そこで、そんな聞き手の要望に応えるように、次に理由や根拠を説明します。その流れがスムーズであればあるほど、聞き手は「腑に落ちた」という感覚を覚えるでしょう。

・DESC法

D=Describe:客観的な事実や状況を描写する

E=Express:客観的な事実や状況に対して主観的な意見を述べる

S=Suggest:解決策・対処法を提案する

C=Consequence:解決策・対処法によって得られる結果を説明する

DESC法は問題解決型のプレゼンの構成として有効です。例えば、「○○業界では国内市場が縮小し、競合他社はグローバル化を進めています(D)」→「しかし、自社のグローバル化は他社に遅れをとっており、この状況が続けば生き残ることは難しくなってくるでしょう(E)」→「そこで、海外販売を強化するためにアジア新興国に拠点を設けてはいかがでしょうか(S)」→「海外進出によって、大きな海外のマーケットで売り上げ拡大を図ることができます(C)」という流れです。

プレゼン初心者にありがちな失敗と対策

プレゼン初心者にありがちな失敗と対策

さて、プレゼンで準備しなければならないことは、話をするための原稿だけではありません。
プレゼンの際、作成した資料をトーク中に表示すれば、スムーズな進行が可能です。ここでは、プレゼンの資料作成も含めた、プレゼンで失敗しがちなこととそれを防ぐための対策をご紹介します。

・スライドの色使いを間違えている

スライドに使う色の数を増やしすぎて、重要なポイントであるかどうかの判断がしづらくなり、見てほしい箇所になかなか聞き手の目が留まらないことがあります。この対策としては、できるだけ色の種類を絞ることが挙げられます。見てほしい箇所には鮮やかな色を使い、自然とその箇所の重要性が色で伝わるようにすると効果的です。

・必要以上のアニメーション効果を使用する

プレゼンソフトには、オブジェクトにアニメーション(動き)効果をつけられる機能があります。初めのうちはそれを画期的に感じすぎて、さまざまな箇所で使いたくなってしまうもの。しかし、アニメーション効果をあちこちに使用しすぎると、目立たせたい部分もかえって目立たなくなることがあります。
アニメーション効果はなるべく目立たせたい箇所にのみ使うようにし、スライドの要点だけを印象づけるように努めましょう。

・話す内容が瞬時に出てこない

いざ人前に立つと、緊張してしまい何を話すべきか忘れてしまうこともあるでしょう。しかし、プレゼンの目的は流暢に話をすることでも、物怖じしないで人前に立つことでもありません。あくまで「聞き手にプレゼン内容を理解してもらい、納得してもらう」ことです。そのためには、メモなどを活用しても問題はありません。

プレゼンに慣れるまではポケットにメモを入れるなどして、いざというときは意地を張らずに確認できるようにしておきます。また、慣れてきたらプレゼンの流れを事前にしっかり頭に入れておきましょう。「次はこの話題……」と、話す内容が自然と頭に浮かぶ状況を作っておくようにすることで、失敗を極力防ぐことができます。

・スライドがうまく動作せずに慌てる

用意したスライドが本番できちんと動作せず、予定通りに表示されないと焦ってしまうかもしれません。例えば、スライドにグラフや表などを別資料からそのまま貼り付けると、状況次第でうまく表示されない場合があります。表やグラフは、スライドの中でも特に注目してほしい箇所です。どんな場面でも表示されやすくするために、画像形式で貼り付けることをおすすめします。

・聞き手に内容が伝わっていない

プレゼンの構成さえしっかりとまとまっていれば、不慣れな部分があっても相手に要点を伝えられるでしょう。しかし、話し方や言葉の選び方、資料の作り方などで、内容の一部に伝わりにくい箇所が発生してしまうことは考えられます。
より伝わりやすいプレゼンを目指すのであれば、プレゼンを聞いていた周囲の第三者に、発表が済んでから内容などについてフィードバックをもらう方法がおすすめです。「ここはもう少し簡単な言葉を使ってみよう」「スライドの内容をもっと簡潔にしよう」など、次回のプレゼンに生かせる改善点を見つけることができるでしょう。

おわりに

今回は、プレゼンに失敗しないための構成の作り方や、内容を正しく伝えるコツについてご紹介しました。プレゼンは一度発表すれば終わりではなく、次回、その次と発表の機会が回ってくることもあります。回を追うごとに伝わりやすいプレゼンにできるよう、構成などを工夫していきましょう。