各施設で使用する機種・台数・契約内容・契約時期・業者もバラバラで全体を把握できておらず管理が大変だった

大原記念財団では、福島市内に、大原綜合病院、大原医療センター、大原訪問看護ステーション、大原看護専門学校などの施設を運営しています。また、従業員の福利厚生施設としてエンゼル保育所や、各種会議に使用する大原記念ホールなども設けています。
それらの施設では、電子カルテや診断書に関わる書類をはじめ日々多くの印刷物が出力されています。

各施設で使用する印刷機器は、以前は、必要に合わせてその都度導入していたため、施設内にさまざまなメーカーや機種の機器が混在していて、正確な台数も分からず、全体を把握できていませんでした。
契約時期や契約方法、取扱業者も製品ごとに違い、トナーなどの消耗品の注文や故障の際の問い合わせ先もバラバラでした。

まずは無料の印刷環境調査を依頼、印刷機器の全体把握と管理の一元化でコスト削減と業務削減を考えた

そのような中で、2021年にエプソンのスマートチャージの紹介を受けました。
説明の中で、印刷機器管理の一元化と印刷環境調査の実施を勧められ、丁度電子カルテ用プリンターの更新時期が控えていたこともあり、今まで印刷機器の台数や印刷枚数などは数値化できていなかったので、そういったサービスがあるなら受けてみようと興味を持ち、調査をお願いすることにしました。
財団では、電子カルテ活用によるペーパーレス化や無駄な印刷の削減など、省資源化やエネルギーコスト削減に取り組んでいます。しかし、近年の電気料金高騰に対応していくには、電力使用量が大きいレーザープリンターは見直しが必要で、また、物価高騰によりトナーなどの消耗品コストも年々上昇していて年間の予算費用を圧迫していることも悩みの種でした。

さらに、電子カルテ用のプリンターは2018年の導入から時間が経ち、老朽化で度々故障が発生していました。故障時には、業務を止めないために、業者が持ち込んだ代替機に一旦交換し、修理して患者の少ない時間を見計らって機器を戻すなど大掛かりな対応が必要で、調整の手間も大変でした。
また、トナーなど消耗品の在庫・発注管理は庶務課が担当していましたが、紙詰まりなどの機器トラブル発生時には情報システム課が対応する必要があり、近年は毎日のように発生するので対応工数が増えて負担が大きくなり、本来の業務ができないことが課題となっていました。
エプソンのスマートチャージ対応カラーインクジェット複合機やプリンターの導入による一元化で、これらの管理を集約できれば、コスト削減や業務削減に繋がるのではないかと考えていました。

時間をかけた印刷環境調査とモニターやデモを実施、データを基に最適な導入プランを練り上げた

毎日稼働している中での調査であるため、電子カルテ周りを中心に約1年、その他のシステムについては約半年をかけてじっくり調査、現状の使用印刷機器の設置場所・メーカー・機種・台数・印刷枚数・契約状況・経費などの調査報告を受け、6社のメーカーで計191台もの複合機やプリンターがあることが分かりました。
2023年2月からはモニター機を貸し出していただき、スタッフステーションに設置して無線・有線ネットワークや電子カルテとの相性などをテスト、さらには実機を積んだデモカーを呼び、デモも実施してもらいました。
それらのデータを基に、価格交渉を含めて5～6回のプラン提案と改訂を経て、2023年10月に採用を決定。
既存機器の契約更新時期に合わせて、翌年に大原綜合病院と大原医療センター、さらにその翌年に電子カルテ接続使用分と、計4回に分けて複合機とプリンターの導入を行い利用を開始しました。

消耗品や保守を含めた月額定額制で一元管理でき、グループ割引で全体で印刷枚数も分け合える

医療機関では診療関連の帳票や事務資料など、日常業務で印刷は欠かせなく、機器トラブルは業務の停滞に繋がります。そのため機器選定については、機器の信頼性や安定稼働、院内の印刷量に対して十分な耐久性があるかが最も重要なポイントでした。
また、多職種の職員が利用するため、誰でも迷わずに使える操作性も重要でした。加えて、情報システム課のメンバーだけで複数施設に設置された機器を管理する必要があるため、消耗品交換回数の少なさ、保守や契約管理の手間の軽減、さらに、信頼性が高い地域密着のベンダーによる保守サポート体制など、運用負担軽減につながるかも重要な評価基準でした。

モニター機の貸出で実機を見た時に先ず感じたのは、出力の安定性と印刷スピードの速さでした。出力待ちが発生しないことは非常に重要で、大量の連続印刷でも処理がスムーズで、日常業務にも十分な性能だと感じました。画質についても、小さな文字も鮮明で、カラー写真を含む資料の印刷でも、実際の業務を想定した検証で問題ない品質との評価が得られました。
基本操作も簡単で、以前使用していた機種と遜色なく操作でき、職員が異動した場合でも戸惑うことなく利用できると感じました。
また、エプソンのスマートチャージ対応モデルは、低消費電力で省エネ性能に優れた製品であることに加え、オール・イン・ワンプラン契約により、インクは無くなる前に自動的に届き^（注1）、消耗品や保守を含めた月額定額制で一元管理、さらにグループ割引で設置した機器全体で印刷枚数も分け合えるので、運用負担も軽減できて、無駄を省いて全体コストの削減も図れる点が決め手となり導入を決めました。

機器トラブルが少なく安定稼働、誰でも安心して使えて情報システム課への問い合わせや対応件数も大幅に減少

導入後は、施設内で発生するほぼ全ての印刷出力にエプソンの複合機やプリンターを利用、診療部門、看護部門、リハビリテーション部門、事務部門など、各部署で印刷の基盤として、日常業務に欠かせないインフラの一つとなっています。
ほとんどの出力はモノクロ印刷ですが、カラー印刷の比率も約11%程度、臓器などの撮影写真や患者さんにお渡しする説明資料、施設内の掲示物や配布物など多くに活用しています。
現在、定期的に印刷枚数を確認していますが、契約枚数に対して約9割程度で、時期により超過する部署もありますが、グループ割引の範囲内で消化できており、充分な最適化効果を感じています。
中でも、使っていて大きく感じるメリットは、機器トラブルが少なく、無いと言えるほどに安定して稼働している点で、多くの職員から「トラブルが少なく安心して使える」ととても好評です。
導入後は、印刷機器に関するトラブルが減少したうえ、カラータッチパネルにイラスト入りのガイダンスが表示されるので、インク交換の手順説明や、紙詰まりなどのトラブルも現場で解決してしまうことが多く、情報システム課への問い合わせや対応件数も大幅に減っています。
業務を中断されることも減って、本来のシステム運用や改善業務に注力できるようになり、現場・管理部門の双方において導入効果を実感していて、業務効率向上に役立っています。

印刷関連費用は約3割減、電力使用量も下がり全体で数千万円の大幅なコスト削減を実現できた

以前は印刷のほとんどを電力使用量が大きいレーザープリンターで行っていたので、電気料金高騰の影響をもろに受けていました。また、物価高騰によりトナーなどの消耗品コストも年々上昇、ヘッドの定期交換や故障時のドラム交換費用なども積み重なって、年間の予算費用を大きく圧迫していました。

また、電子カルテなど、各システムと接続するプリンターは情報システム課の管理で、できるだけ費用を抑えるために導入時に機器を一括購入していて、その費用捻出や予算調整も大変でした。一方、トナーなど消耗品の在庫・発注管理は庶務課が担当していて管理部門が分かれている煩雑さも課題でした。

レーザー方式より低消費電力なエプソンのインクジェット方式複合機やプリンターに替わったことで電力使用量が大幅に下がりました。実際にワットチェッカーで測ったこともありますが、体感的には使用電力量が8～9割減ったと思います。環境負荷低減を実現できたと感じています。
また、医療機関では災害など有事の際にも業務を継続する必要があります。停電で電子カルテが使えない場合は紙カルテで対応する可能性もありますが、非常用電源やバッテリーなど限られた電力環境の中でも利用できる点で、消費電力の少ない製品は安心材料の一つだと感じています。
また、トナーのような交換の手間も少なく、大容量インクにより、前はいつ行ったのか、インク交換の仕方を忘れてしまうくらい、インク交換の頻度が少ないことも嬉しい限りです。

また、インクは無くなる前に自動的に届く^（注1）ので、常に在庫を確認して発注する手間もなくなり、これまで消耗品の発注管理をしていた庶務課の負担も一気になくなりました。印刷機器も消耗品も全て情報システム課で一元管理できるので、管理業務の効率化や業務負担軽減に繋がっています。
エプソンのスマートチャージ対応インクジェット方式複合機とプリンター導入による効率化で、イニシャルとランニングコストを含め、印刷関連費用は財団全体で約3割減、実質数千万もの大幅なコスト削減を実現できました。
月額使用料として全て処理できるようになったので、導入時の一括購入による予算の増減や固定資産管理もなくなり、予算計画や経理処理もしやすくなりました。

保守・メンテナンスも自社で全て可能な地元業者による迅速なサポート対応でもしもの時も安心

エプソンには、迅速なサポートを望むことから福島市内の地元業者を代理店に起用するようお願いしました。
エプソンからご紹介いただいた株式会社ヨシダさんは、福島県での販売実績やサポート力が高く、保守・メンテナンスも自社で全て可能なので、初めての取引でしたが、エプソンとの連携で非常に良い対応をしてくれています。
急な連絡にも柔軟にすぐ駆けつけてくれるので安心してお任せしています。

病院経営が厳しくなってきている現在、エプソンのスマートチャージのようなコスト削減の提案は非常にありがたかったです。
ここで削減できた費用と人財を、AIやRobotic Process Automation（RPA）など、今後財団が取り組むべき分野へ投資していきたいと考えています。
エプソンには今後も業務をご支援いただきながら、医療現場に最適な製品や活用方法についても一緒になって考え、新たな価値創出に向けて挑戦していければと思っています。

お客様のご紹介

一般財団法人 大原記念財団様

所在地

福島県福島市上町6‐1

Webサイト

https://www.ohara-hp.or.jp/

職員数

全体で約1,100名
（医師・看護師・医療技術職・事務職など）

設置場所

大原綜合病院・大原医療センター・大原看護専門学校・
エンゼル保育所・大原訪問看護ステーション

（一財）大原記念財団様は、福島県福島市を拠点に、県北の基幹病院として、医療・保健・福祉の各分野で地域医療を支える事業を展開しています。「人を愛し、病を究める」の理念のもと、大原綜合病院の新築移転（2018年）や、清水病院と大原医療センターを統合した精神科併設の総合回復期病院の新設（2025年）、さらに、電子カルテ導入により健診から回復期・リハビリテーション・在宅医療まで、患者情報を一元的に共有できる医療体制を整備。
医療の質と安全性の向上、切れ目のない医療の提供、DX化による業務効率化など、充実した施設・設備・体制を構築して幅広い医療サービスを提供し、地域の方が安心して医療を受けられる環境づくりに取り組んでいます。
また、他の医療機関との連携や医療人材の育成にも力を入れており、地域医療の発展に大きく貢献しています。