月額定額制なら全体の請求額を抑えられると考え　カラー印刷のコスト軽減を狙って検討を開始

以前は総務課が契約・管理しているカラーレーザープリンターと、各部署や庁舎以外の施設が個々に契約・管理する複合機やプリンターが混在していました。
各部署や施設が調達した機器は、メーカーや機種、契約方式や導入時期がバラバラで、消耗品や修理依頼などの手配方法も異なり、総務課では全体を正確に把握できていませんでした。特に庁舎以外の施設では、職員も管理方法や契約内容を詳しく把握していなかったため、担当者異動時の引継ぎも不確かで、管理外にも関わらず総務課へ問い合わせや対応依頼があり困っていました。

そのような中で、取引している代理店から2025年6月初旬にエプソンのスマートチャージを紹介されました。
説明を受ける中で、まずコスト面に魅力を感じました。関ケ原町では、以前からカラー印刷の量が多かったのですが、既存の複合機の契約だとカラー印刷の単価が高く、毎月の請求額も高額になっていました。複合機やプリンターの前に、モノクロ何円カラー何円と1枚単価を掲示して、カラー印刷の抑制を呼びかけてはいましたが、年々請求額も上がり、悩みの種でした。

エプソンのスマートチャージなら、本体の初期費用はかからず、印刷コストも低価格で月額定額制なので、まとまれば全体の請求額も抑えられると考えました。
庁舎以外の施設の印刷量や消耗品費が不明で知りたかったこともあり、全体状況が把握できて、そのデータを基に導入する全ての印刷機器が一元管理できることに興味が湧き、すぐに印刷環境調査をお願いしました。

まずは無料の印刷環境調査を依頼　そのデータを基に最適な導入プランの提案を受けた

印刷環境調査をお願いしてから約1週間で、現状の使用機器の設置場所・メーカー・機種・印刷枚数・契約状況や掛かっている経費などの報告を受けました。
報告では、カラー複合機11台、モノクロ複合機2台、カラープリンター6台、モノクロプリンター18台、孔版印刷機2台があることが分かり、同時にその印刷量をまかなえる性能のエプソンのカラーインクジェット複合機に入れ替えた場合の機種と台数、それらをエプソンのスマートチャージ　オール・イン・ワンプラン・グループ割引で一括契約した場合の導入プランをご提案いただきました。また、実際に提案された複合機を搭載したデモカーも派遣していただきました。庁舎の駐車場で終日、デモ印刷を実施。チャットで職員に呼び掛け、5部署の職員約10～15名が体験しました。
さらに7月には、LM-C6000を16日間貸出していただき庁舎の2Fに設置、庁舎の職員約30～40名や施設の職員で使用して、使いやすさなどを確認しました。
試用前は上層部を含め、印刷物のインクの湿り気や紙のたわみが心配でしたが、デモでその不安は解消。
インクジェットに持っていたネガティブなイメージが払拭されて短期間で導入が進むきっかけになりました。

印刷機器の台数が集約でき、消耗品や保守も含めた一元管理で、予算管理がしやすくなりコストも削減

長く使用している機器は紙詰まりや故障などのトラブルが多く、部品交換や修理費用がかさんでいました。
さらに印刷ミスにより無駄になった用紙代も見過ごせない状況になっていました。トナーなど消耗品については、総務課のある2Fはトナーがなくなる前に発注できていましたが、他の階ではトナーが切れてから発注することが多く、新しいトナーが届くまで別の部署の機器を使うなど業務に支障が出ることもありました。

また、印刷機器メーカーごとの消耗品や修理費用の請求伝票処理も面倒でした。特に年度末は印刷費用の振り分け作業にもかなりの手間がかかっていました。印刷関係の予算は、前年度の予算に実際の印刷代を加味して計上していましたが、それでも年度末には予算が不足して、カラー印刷を控えるよう呼び掛けをすることもありました。

デモやモニター結果も好評だったため、代理店の提案から約3ヶ月後の9月には導入することができました。エプソンのスマートチャージについては、従来の契約とは異なるため、上層部への説明には苦労しました。また、保育園などは以前のリース契約が残っていたため、契約期間の調整が大変でしたが、提案資料を元に、一元管理ができて全体費用も抑えられる点を強くアピールして了承を得ました。
庁舎には大量印刷時を考えたLX-10050MF ステープルフィニッシャー・P2付2台とLM-C6000を4台、国保関ケ原診療所と中央公民館にはLM-C6000 各1台、その他の施設にはPX-M8000FX 大容量給紙モデル各1台を導入。用途別で分けていたプリンター類が減らせて、台数も集約することができました。
エプソンのスマートチャージなら、月額定額制なので、実数換算による支出負担がなくなり、枚数を超過しなければ最初の予算通りで済むので、以前より予算が組みやすくなりました。また、各部署毎に余裕をみて上乗せしていた分の予算が削れるので、複合機に関しては次年度から8～9割程度で一括計上できそうです。
現在、多くの複合機は入れ替えと同時に撤去しており、契約が残っている印刷機器についても、次回契約更新時には、エプソンのスマートチャージに統合して、全ての印刷機器を一元管理したいと考えています。

紙詰まりなどが少なくトラブル対応の業務負担も軽減　さまざまな用紙にも印刷できるため活用用途が幅広い

導入してから紙詰まりなどのトラブルが全くなく驚いています。トラブル対応などの業務負担も軽減されてとても助かっています。
産業建設課では、工事現場の写真や検査の写真、細かい図面などが見やすいと好評です。他の課でも、委託業務の写真入り報告書などでよく使用しています。
また、さまざまな用紙に印刷できるので、賞状や高級紙を使ったふるさと納税の返礼品の御礼状なども印刷しています。以前はレーザープリンターで印刷していて印刷ミスも多く、用紙を無駄にすることも多かったですが、今はとても綺麗に印刷できています。

スキャナーは、郵送物をPDFにしてメール添付して送る際などによく使用しています。スキャンしたデータはネットワーク上の共有フォルダに一時保存。そこから各職員のPCに移動して保管・活用しています。複数ページの資料のスキャンなどにはADF（オートドキュメントフィーダー）機能も良く使用しています。
また、エプソンの複合機は低電力で非常電源やモバイルバッテリーでも稼働すると聞いているので、災害時の避難所の活動にも役立てられると思っています。

カラーの発色が良く、写真やイラストの画質が綺麗　さまざまに活用しており、ツール制作への利用も増加

関ケ原ふれあいセンターには、大小ホールや図書館、ギャラリー、創作室・視聴覚室・会議室、屋外には広場や野外ステージなどがあり、市民向けのイベントもよく開催されており、その案内チラシや掲示物も事務室で多く印刷します。
そのために以前からカラーレーザー複合機とモノクロ印刷の孔版印刷機が設置されていましたが、以前はカラー印刷するのに常にためらいがありました。
以前設置していたカラーレーザー複合機は、カウンターチャージ契約でカラー印刷の単価が高く、何も気にせずに使うと請求額も高額になってしまうため、カラー印刷で大量印刷する際は金額に配慮して、少しでも単価の低い機器を使おうと、わざわざ隣の庁舎まで印刷しに行ったりしていました。

エプソンのスマートチャージ導入後は、カラー／モノクロ共に規定枚数までは制限なしで印刷できます。
カラー印刷のコストを気にせずに済み、安心して自由に使えるようになりました。
今はカラーもモノクロも業務のほとんどをエプソンのカラーインクジェット複合機で印刷しています。
印刷スピードも速く、出力される印刷物は、カラーの発色がとても良く、写真やイラストの画質も以前より凄く綺麗になったと感じています。
市民向けのイベントの案内や告知チラシ、工事などの実施情報や報告書類、経理の伝票書類の印刷など、さまざまに活用しており、施設内で作られるツール制作への利用も大幅に増えています。
モノクロ印刷では孔版印刷機もまだ継続して使用していますが、出番は以前より遥かに少なくなりました。

他の施設でも、保育園では、子どもたちの写真なども気兼ねなくカラー印刷できるようになって大変喜ばれていると聞いています。
特に活躍の機会が多いコピーやファクスは、便利に活用しています。
他にもたくさんの機能があるのですが、まだ設定や操作に慣れていないので、今後は使い方を学びながら、工夫して使っていきたいと思います。
メンテナンス面も、レーザー複合機と違って、紙詰まりもほとんどありません。大容量インク搭載なので、使用開始から4ヶ月でインク交換はまだ1度もありませんが、インクは無くなる前に自動的に届く^（注1）ので発注忘れが起きる心配もなく、インク交換もフロント側から手が汚れずに簡単にできるので、全く不安には感じていません。