印刷機器のメーカーや機種、契約年数、消耗品の購入先に加え、社内の経費処理部門も機器毎にバラバラなため、全体でいくら使っているのかも把握できていなかった

約1年をかけて社内のIT環境の総点検調査を実施
印刷機器に関する多くの課題が露見して機器の入替を検討

実際の業務に合わせた機種選定で以前と変わらない印刷環境を少ない台数で実現でき
効率的に大幅なコストダウンが図れた

購入先・機種・消耗品や保守の窓口も1本化、会社全体でコスト調整ができる
オール・イン・ワンプランのグループ割引で検討

2022年9月にエプソン販売と業務提携したこともあり、インクジェットの独創的な技術に対する知識や理解も深まり、カラー高速印刷の高い生産性、低消費電力や消耗品削減に配慮した環境性能についても大きく評価していました。
また、実際にエプソン製品も取り扱うデュプロ販社の営業からお客様の評判を聞く中で、エプソン製品への信頼度は厚く、製品自体も気に入っていたため、機器の入替えについてはエプソン製品で統一しようと考えていました。
購入先を1本化して、機種もなるべく1つに揃え、消耗品や保守の窓口も1ヵ所にすれば、伝票処理や経理処理もまとめられて業務の軽減となり、トラブルの際も素早く対処できます。また、デュプロ販社からのアドバイスもあり、このメリットを最大限に活かすために、基本の契約枚数を複数台で分け合える、エプソンのスマートチャージ「オール・イン・ワンプラン」で検討を進めることにしました。
総点検調査の結果からは、部署毎の印刷枚数に開きが大きかったので、エプソンからも会社全体でコスト調整ができるグループ割引を薦められました。

機能・スピードなどを最適化することで台数を削減に成功
効率的に大幅なコストダウンが図れた

2024年6月にエプソンから導入プランの提案を受け、8月には実機を見て導入を決めました。そして、2024年12月に、本社事業所に計11台、和歌山事業所に計9台を導入して運用を開始しました。
エプソンの高速カラーインクジェット複合機とプリンターに入替えたことで、それまで利用していたレーザー方式の複合機やプリンター類を集約することができました。この結果、本社事業所では今まで利用していた19台を8台削減して11台に、和歌山事業所では12台を3台削減して9台に集約することに成功しました。
実際の業務に合わせた機種選定で機能不足やオーバースペックな機器を選ばずに済み、以前と変わらない印刷環境を少ない台数で実現できたので、効率的に大幅なコストダウンが図れました。オール・イン・ワンプランでは、本体の利用料金に加え、インク・メンテナンスボックス・保守サービス^（注1）まで料金に含んでおり、月々の定額費用だけで基本印刷枚数まではプリントし放題なので、コストを気にせずカラー印刷もできるようになりました。

（注1）通常保守時間外・休日の保守サービスなどをご希望される場合は、別途追加保守料金が発生します。

商品パンフレットやチラシ、マニュアル、保証書に加え、出荷製品のラベルや伝票などの印刷やコピー、スキャナーでの書類のPDF化やファクスなど、さまざまな用途で活用

レーザー方式と比較して、低消費電力で、静電気の帯電が少ない
ファーストプリントが早く、稼働音も静か

エプソンの高速カラーインクジェット複合機やプリンターは、部署毎やフロア内の複数部署で共用できるように設置していて、勤務する部署が変わっても同じ使い方で対応できるよう、プリンタードライバーやコピーパネルの設定は全て同じにしています。
席が離れていると実際に動いているか分からないほど、レーザー方式と比較して稼働音が静かなので、導入当初は何度か印刷をかけ直すことがありましたが、慣れてからはそれもなくなりました。
レーザー方式と比較して、低消費電力で、冬場の乾燥での静電気の帯電も少なく、女性職員からはとても好評です。
また、以前は朝や昼休みの後などで待機モードから立ち上がるのに時間がかかっていましたが、エプソンのインクジェット方式の複合機やプリンターは、ウォーミングアップが短いのでファーストプリントが早く、印刷時間も短時間で済むようになりました。
カラー印刷の画質もハッキリ鮮明で滲みもなく、写真などの発色も非常に良いと感じています。カラー印刷が手軽にできるようになって、カラーの印刷枚数は増えていますが、オール・イン・ワンプランなので気にせず使えています。

印刷した用紙にペンで直接書き込めるので校正作業に便利
赤入れした書類はスキャンtoメール機能でそのまま送信もできる

印刷用途は多岐にわたります。お客様向けでは、商品パンフレットやチラシ、マニュアルや保証書を印刷しています。
社内向けでは、会議資料や報告書などの事務用途に加え、出荷製品のラベルや伝票印刷でも活用しています。用紙は以前と同じコピー用紙ですが、レーザー方式と違い、印刷したものにペンで直接書き込むことができます。ちょっとした違いですが、営業職は出張も多いため、外出先でも校正作業ができることで、とても助かっています。また、商品パンフレットやチラシでは厚手コート紙を使用したり、カタログの色校正用ではインクジェット専用紙を使用することもあります。用途に合わせてさまざまな用紙を利用できるインクジェットプリンターは、非常に利便性が高いと感じています。
スキャナーでは、スキャンtoフォルダー機能やスキャンtoメール機能をよく使っています。カタログなどの校正で赤入れした書類は、これらの機能を使うことで簡単にPDF化して保存・共有できるようになりました。お客様との注文書の受付や捺印済の注文書の送信などはなくせないので、ファクス送受信でも活用しています。受信書類はデータでボックス管理することも多くなりました。また、人に見られたくない書類ではパスワード印刷が便利です。総務の人事資料や経理の会計書類を印刷する際でも、複合機やプリンターにパスワードを入力するまで印刷されないのでセキュリティ面で安心です。

インクはなくなる前に自動的に届くので、保管スペースが不要になり、
在庫管理や発注業務、専任担当者も不要に

レーザー方式に比べて紙詰まりや故障も少ない

以前のレーザー複合機やプリンターを使用している際は、紙詰まりによる故障も多く、詰まった用紙を取り除く際にトナーが手に着いてしまうこともありました。
エプソンの複合機やプリンターは、導入から2ヶ月ほど経ちましたが、紙詰まりなどのトラブルは発生していません。
消耗品交換などのメンテナンスも簡単なので、パネルにお知らせが出たのを見て、イラストの説明を見ながら各自で行えるようになりました。
また、以前は備品庫の約三畳程度のスペースを消耗品の予備ストックや廃トナー回収までの一時保管スペースとして利用していました。エプソンのスマートチャージになってからは、インクはなくなる前に自動的に配送^（注1）されるので、保管スペースが不要になり、台帳記入など在庫管理や発注業務もなくなったため、管理担当者を置かずに済むようになりました。

（注1）「エプソンのスマートチャージ」のリモートサービスの設定が必要です。

今後はグループ関連会社への導入も検討中

来年度には、グループ会社への導入も検討しており、これに向けた利用実態や必要台数を調べ始めています。
今後はさまざまな社内のシステム化やDX化も進めていきますが、それらと関連する新しい業務や作業でも、エプソンの複合機は大きく貢献してくれると思います。
また、営業部では、カタログやポスター制作、キャンペーンやインセンティブ企画、展示会企画なども手掛けているので、エプソンの大判プリンターを導入して、ポスターの自社制作などにもチャレンジしていきたいと思っています。