会計ソフト「財務 R4シリーズ」の電子帳簿保存法の改正への対応について

「財務 R4シリーズ」の
電子帳簿保存法の改正への
対応について

「財務 R4シリーズ」では、電子帳簿保存法の改正への
対応はもちろん、業務効率化を実現する様々な機能で
みなさまの業務をサポートいたします。

「電子帳簿保存法改正のポイント」についてはこちらをご確認ください。

「財務 R4シリーズ」の対応の流れとリリース予定時期

「財務 R4シリーズ」では、1次版のリリースと、2次版およびクラウドでの証憑データ保管サービス(別途有償)のリリースの2段階で、改正後の電子帳簿保存法への対応を予定しています。

「財務 R4シリーズ」のリリース予定
リリース
時期
電帳法の区分 保存要件への
対応
対応概要
「財務 R4シリーズ」1次版 2022年
1月末
電子取引に係るデータ保存
(区分3)

(注1)
右の条件有り
財務 R4による検索機能の確保
(日付・金額・取引先による検索)

(注1)事務処理規定の作成と運用
正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を作成し運用が必要
スキャナ保存
(区分2)

×

スキャナ保存要件に対応していません
「財務 R4シリーズ」2次版

+

証憑データ
保管サービス
2022年
8月頃
電子取引に係るデータ保存
(区分3)

(注2)
財務 R4と、クラウドでの証憑データ保管サービス(別途有償)により、電子取引データの保管と、その訂正・削除履歴管理をクラウド上で行います。
(注2)この方法による事務処理規定の備付けの必要性については確認中です。
スキャナ保存
(区分2)

財務 R4と、クラウドでの証憑データ保管サービス(別途有償)により、スキャンデータの保管と、その訂正・削除履歴管理をクラウド上で行う方法により要件を満たします。
  • (注):財務 R4シリーズの全ラインアップが対象の予定です。2次版の有償サービスの対象システムは決まり次第ご案内します。
  • (注):電子帳簿等保存制度(区分1)には、財務 R4の現行バージョンで対応しています。

「財務 R4シリーズ」の1次版の対応内容について

【2022年1月末を予定】

「財務 R4シリーズ」の1次版では、「電子取引に係るデータ保存制度(区分3)」の要件である「検索機能の確保(検索項目は取引年月日、取引金額、取引先)」に対応します。
4つの措置要件のうち「④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定の備付け」による対応となりますのでご準備をお願いします。

電子取引データを財務 R4の仕訳との紐づける機能の使用は必須ではありません。機能を使用されない場合は、以下の通りご準備ください。
「財務 R4シリーズ」1次版
電子取引データの結びつけ機能の使用
電子取引
データの保管
電子取引データへの
索引簿の作成(注3)
事務処理
規定の備付け
使用する 必要 不要 必要
使用しない 必要(注4)

事前準備

事前準備として電子取引データを、フォルダーを使ってファイル管理してください。保存先フォルダーの作成や運用ルールを決めて、電子取引データを所定の場所に格納するようにしてください。

電子取引データのファイル管理方法

「財務 R4シリーズ」での電子取引データ(証憑)と仕訳の紐付け操作

財務 R4の仕訳入力等の各入力画面に電子取引データとリンクする「証憑」ボタンを追加します。「証憑」ボタンを押し、上記の事前準備により管理している電子取引データのファイルを指定して仕訳や伝票に紐付けます。

  • (注):この紐付けではデータファイルそのものは会社データ内には保存されません。データファイルへリンクするためのパス情報が保存されます。
  • (注):取引先名で検索できるようにするために、取引先名を摘要に入力すること、または補助科目として登録・入力することが必要です。

フォルダ+ファイルを指定(PC、サーバー等)

仕訳入力や振替伝票で電子取引データを紐付けした場合、次のようなアイコンにより証憑へリンクされていることを表します。アイコンをクリックすると、電子取引データのプレビュー表示、または、ファイル選択画面が表示されます。

アイコンのクリック

「財務 R4シリーズ」での電子取引データの検索

日付、金額、取引先での検索に加え、「電子取引データの紐付けあり」で検索できる条件を追加します。この条件を指定することで、電子取引データが紐付けされた仕訳を検索できます。

電子取引データの検索方法

事務処理規定について(1次版での必須条件)

必須条件として、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め備付け、その規定に沿った運用が必要になります。
国税庁から事務処理規定のサンプルが公開されています。
こちらを参考にお客様の事業形態に合わせて作成してください。また、事務処理規定の中で記載されている「取引情報訂正・削除申請書」もご準備ください。

「財務 R4シリーズ」1次版での制限事項

  •  
  • (1)仕訳、伝票に紐づいた電子取引データを確認できるのは、保存された電子取引データにアクセス可能なPC環境に限られます。
    • (注)財務R4のネットワーク版をご利用の場合
      電子取引データを共有フォルダーへ保存し、その共有フォルダーへ各クライアントからアクセスが可能であれば、財務R4の各クライアントから電子取引データを確認できます。
    • (注)データ共有している会社データに、顧問先で電子取引データを紐付けた場合、会計事務所側では電子取引データを確認できません。会計事務所で電子取引データを確認したい場合は、顧問先から電子取引データのファイルを取得してください。
    • (注)紐付けてされたリンク先のフォルダーに電子取引データが存在しない場合、紐づけ先のフォルダー名のみが表示されます。
  • (2)PCの入れ替えが発生した場合は、入替前と同様のフォルダー構成で、電子取引データを入替後のPCにコピーで保存する必要があります。
  • (3)仕訳履歴の削除は行わない運用で利用してください。
    (「証憑」ボタンによりファイルへの紐づけをした場合、または、紐づけファイルを差し替えた時に仕訳履歴が残りますが、変更前と変更後で同じ内容の履歴が残ります。)
  • (4)電子取引データ保存フォルダー、ファイル名は変更しないでください。
  • (5)電子取引データを差替える場合は、差替え前のデータはフォルダーに残し、新データのファイル名称を変更する必要があります。

「財務 R4シリーズ」2次版と
「クラウドでの証憑データ保管サービス(別途有償)」による対応

 

【2022年8月頃を予定】

Weplat クラウドサービスに新たにクラウドで証憑データ保管サービス(別途有償)を追加し、以下の対応を予定しています。「クラウドでの証憑データ保管サービス(別途有償)」を購入されない場合は、1次版の運用方法を継続して頂くことも可能です。
「クラウドでの証憑データ保管サービス(別途有償)」を購入された場合は、1次版で仕訳、伝票と紐づけた電子取引データを、2次版ではクラウドへ移行することが可能になります。

(注):対応内容は変更される可能性がありますので、あらかじめご了承願います。

電子取引に係るデータ保存(区分3)への対応について

Weplat クラウドサービスで、電子取引データの保管と、
その訂正・削除履歴管理をクラウド上で行います

検索した仕訳から電子取引データの変更履歴の確認と、原本のダウンロードができるようにします。

変更履歴表示、ローカルへ原本がダウンロードされる

仕訳と電子取引データを紐付けした一括取り込みに対応します

財務 R4の入力メニュー → [取込仕訳チェック]に、電子取引データを一括取り込みできる機能を追加し証憑のプレビュー画像を見ながら仕訳入力できるようにします。1次版では財務 R4の仕訳・伝票入力画面から個々に「証憑」ボタンを押して、電子取引データとの紐付けが必要ですが、2次版では複数のファイルを一括指定し仕訳入力できるようにします。

まとめて登録、電子取引データをクラウドに保管

プレビュー画像を見ながら仕分けを入力

2次版で、1次版においてローカルに保存した電子取引データをクラウドへアップロードする機能を提供します。

スキャナ保存(区分2)への対応について

Weplat スキャンサービスを、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度(区分2)の要件に対応します。電子取引に係るデータ保存(区分3)と同様に、Weplat スキャンサービスにおいてもスキャンデータの保管と、その訂正削除履歴管理をクラウド上で行う対応をします。
検索した仕訳からスキャン証憑の変更履歴の確認と、原本がダウンロードできるようにします。

変更履歴表示、ローカルへ原本がダウンロードされる

また、取込仕訳チェックから直接スキャンし、クラウドにアップロードできるようにします。

スキャンしたデータをクラウドにアップロード、スキャンデータをクラウドに保管

よくあるお問い合わせと回答

  • 財務 R4の1次版(Ver.21.40)のリリース後は、仕訳または伝票に電子取引データの紐づけ操作は必須ですか?
    必須ではありません。財務 R4を利用せずにフォルダーへファイル保存する方法でも保存要件を満たすことは可能です。
  • 財務 R4の1次版(Ver.21.40)で、仕訳または伝票に電子取引データを紐づける方法と、システムを利用せずにフォルダーへファイルを保存する方法とではどんな違いがありますか?
    次の違いがあります。
    ・財務 R4による電子取引データの検索機能が確保されます(日付・金額・取引先による検索)
    ・システムを利用しない場合に必要となる電子取引データへの索引簿(インデックス)が不要になります。
  • 会計事務所と顧問先でデータ共有を利用しています。顧問先の財務 R4で、仕訳または伝票に紐づけている電子取引データを会計事務所でも見ることができますか?
    財務 R4の1次版では見ることはできませんが、2次版と有償サービスを利用している場合に見ることができます。
  • 電子取引に係るデータ保存制度(区分3)の要件を満たすために、財務 R4の設定メニュー[会社基本情報変更]→[電子帳簿設定]タブで「電子帳簿保存」を「する」に設定が必要ですか?
    必要ありません。電子帳簿等保存制度(区分1)を選択される場合には、「電子帳簿保存」を「する」に設定してください

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(注):上記電話番号をご利用いただけない場合は、TEL:042-511-0855をご利用ください。

(注):「IP電話についての注意事項」についてはこちらをご確認ください。

(注1):無償初期サポート期間中、および保守サービス契約にご加入のお客様のみご利用いただけます。
サポート特約店で保守サービス契約にご加入のお客様はご利用できません。サポート特約店窓口へご連絡ください。

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