会計ソフト「財務 R4シリーズ」の電子帳簿保存法の改正への対応について

事前準備

事前準備として電子取引データを、フォルダーを使ってファイル管理してください。保存先フォルダーの作成や運用ルールを決めて、電子取引データを所定の場所に格納するようにしてください。

「財務 R4シリーズ」での電子取引データ（証憑）と仕訳の紐付け操作

財務 R4の仕訳入力等の各入力画面に電子取引データとリンクする「証憑」ボタンを追加します。「証憑」ボタンを押し、上記の事前準備により管理している電子取引データのファイルを指定して仕訳や伝票に紐付けます。

• （注）：この紐付けではデータファイルそのものは会社データ内には保存されません。データファイルへリンクするためのパス情報が保存されます。
• （注）：取引先名で検索できるようにするために、取引先名を摘要に入力すること、または補助科目として登録・入力することが必要です。

仕訳入力や振替伝票で電子取引データを紐付けした場合、次のようなアイコンにより証憑へリンクされていることを表します。アイコンをクリックすると、電子取引データのプレビュー表示、または、ファイル選択画面が表示されます。

「財務 R4シリーズ」での電子取引データの検索

日付、金額、取引先での検索に加え、「電子取引データの紐付けあり」で検索できる条件を追加します。この条件を指定することで、電子取引データが紐付けされた仕訳を検索できます。

事務処理規定について（1次版での必須条件）

必須条件として、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め備付け、その規定に沿った運用が必要になります。
国税庁から事務処理規定のサンプルが公開されています。
こちらを参考にお客様の事業形態に合わせて作成してください。また、事務処理規定の中で記載されている「取引情報訂正・削除申請書」もご準備ください。

「財務 R4シリーズ」1次版での制限事項

• （1）仕訳、伝票に紐づいた電子取引データを確認できるのは、保存された電子取引データにアクセス可能なPC環境に限られます。
  • （注）財務 R4のネットワーク版をご利用の場合
    電子取引データを共有フォルダーへ保存し、その共有フォルダーへ各クライアントからアクセスが可能であれば、財務 R4の各クライアントから電子取引データを確認できます。
  • （注）データ共有している会社データに、顧問先で電子取引データを紐付けた場合、会計事務所側では電子取引データを確認できません。会計事務所で電子取引データを確認したい場合は、顧問先から電子取引データのファイルを取得してください。
  • （注）紐付けてされたリンク先のフォルダーに電子取引データが存在しない場合、紐づけ先のフォルダー名のみが表示されます。
• （2）PCの入れ替えが発生した場合は、入替前と同様のフォルダー構成で、電子取引データを入替後のPCにコピーで保存する必要があります。
• （3）仕訳履歴の削除は行わない運用で利用してください。
  （「証憑」ボタンによりファイルへの紐づけをした場合、または、紐づけファイルを差し替えた時に仕訳履歴が残りますが、変更前と変更後で同じ内容の履歴が残ります。）
• （4）電子取引データ保存フォルダー、ファイル名は変更しないでください。
• （5）電子取引データを差替える場合は、差替え前のデータはフォルダーに残し、新データのファイル名称を変更する必要があります。

電子取引に係るデータ保存（区分3）への対応について

Weplat クラウドサービスで、電子取引データの保管と、
その訂正・削除履歴管理をクラウド上で行います

検索した仕訳から電子取引データの変更履歴の確認と、原本のダウンロードができるようにします。

仕訳と電子取引データを紐付けし
た一括取り込みに対応します

財務 R4の入力メニュー → ［取込仕訳チェック］に、電子取引データを一括取り込みできる機能を追加し証憑のプレビュー画像を見ながら仕訳入力できるようにします。1次版では財務 R4の仕訳・伝票入力画面から個々に「証憑」ボタンを押して、電子取引データとの紐付けが必要ですが、2次版では複数のファイルを一括指定し仕訳入力できるようにします。

2次版で、1次版においてローカルに保存した電子取引データをクラウドへアップロードする機能を提供します。

スキャナ保存（区分2）への対応について

Weplat スキャンサービスを、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度（区分２）の要件に対応します。電子取引に係るデータ保存（区分3）と同様に、Weplat スキャンサービスにおいてもスキャンデータの保管と、その訂正削除履歴管理をクラウド上で行う対応をします。
検索した仕訳からスキャン証憑の変更履歴の確認と、原本がダウンロードできるようにします。

また、取込仕訳チェックから直接スキャンし、クラウドにアップロードできるようにします。