蔵王町では、人口も少なく近年の少子化の影響もあり、学校設備費用は厳しく制限されてきました。以前、各校にはモノクロの孔版印刷機・コピー機・ファクスしかなく、プリンターへの要望については、学校毎に必要に応じて備品として予算計上・承認をして購入していました。しかし、導入した機器については故障などの不満も多く、修理は有償で高額なので、すぐに対応できないこともありました。また、PC教室だけにはA4カラープリンターが配置されていましたが、インクが高額で頻繁に使うことはできず、カラー印刷をしたい場合は、外部の出力サービスを利用するか自宅のプリンターで印刷したりしていました。

その中で、エプソンのスマートチャージ・アカデミックプランのご紹介を受けたのを機にプリンター導入の検討を開始しました。販売会社数社から資料入手と説明を受けて各社提案を比較、宮小学校への試験導入、各校印刷環境の調査などを経て、カラー印刷・印刷速度1分間80枚以上・A3サイズ・これまでよりもコスト削減などを条件に入札を実施、議会の予算承認を受け、2021年4月から市内全小中学校へ各2台を導入しました。

これまでは学校毎に事務職員が印刷関連費を管理し、毎年、機器リース・消耗品（インク・マスター）・用紙などの予算計上をしてもらっていました。特に消耗品については年度途中で不足する場合もあり、秋頃には追加補正予算での調整が必要で、この時期は翌年度の予算編成作業なども重なるため、いつも大変な状況でした。
アカデミックプランの導入により、年間の管理項目は印刷枚数管理のみに一元化することができ、全体コストも町全体で大幅な削減ができました。予算計上のための調査や業者への見積要請、提出資料作りなども無くなり、管理・事務工数は驚くほどに削減、各校事務職員も教育委員会でも大幅な業務負担軽減になっています。現在は、年度初めに前年度の使用状況をベースに各校毎の印刷割り当て枚数を算定。販売店から報告される毎月の各校印刷枚数を、各校事務職員と共同実施の定例会で全体調整、町全体で予定数を超えないように印刷枚数管理を行なっています。

以前は印刷物は主にモノクロの孔版印刷機で行なっていました。コピー機で元原稿を作り、少し離れた印刷室に移動、マスターを作成してから印刷にかけていましたが、少ない枚数だと版代も高くつく上、作業途中でマスターやインクが切れたり、紙詰まりなども多く、印刷には手間と時間がかかるため、不安で前日までに印刷をかけたりしていました。
また、カラー印刷はしたくても高いコストがかかるため、ほとんど使用していませんでした。

導入後は、職員室内でPCから直接オンラインで高速印刷ができるので、とてもスマートになりました。クラス全員分の印刷も休み時間内に行なうことができ、冊子モノの印刷も両面印刷や丁合機能などで大幅に作業が軽減、印刷にかかる作業時間は3分の1程度になり、教職員の働き方改革にも繋がっています。孔版印刷機もあまり使用することが無くなりました。
また、A3サイズのカラー印刷が気軽に使えるようになったことで、校内での利用シーンは劇的に変化、特に導入された4月当初は、プリントの綺麗さや見易さなど、モノクロとカラーの違いに驚き感動しました。

学校・学級だよりでは、学校活動のカラー写真を掲載して印刷できるので、子供達や保護者からも大変好評です。
学習ではほとんどの教材でカラー印刷を使用。カラー化でとても分かり易くなり、子供達の学ぶ意欲を高めたり、注意事項の強調や色分けで考える視点を明確にでき効果的です。教材以外にも、遠足や社会見学のしおり、自己紹介カード、教室や校内の掲示物、先生方の会議・研修資料、各種調査シートや報告書などまで全てカラーで作成しています。
授業では、印刷したワークシートを配付して児童に書き込ませたり、iPadでネット検索した画像を印刷して貼り付けたりしています。また算数では、デジタル教科書のカラー挿絵や図などを印刷して黒板に貼って説明したり、国語で長文を書く必要がある時は、印刷した資料を配って時間短縮を図り、子供達が考える時間を増やしたりしています。
スキャナー機能も、ADF機能で両面スキャンができるので、ページ資料のPDF化やデータ保管にとても便利です。

導入前は、カラーインクジェットプリンターはインク交換が頻繁でトラブルが多いイメージでしたが、実際に使用してみると、ディスプレイ表示でインク交換も簡単。大容量タンクで1回の交換で長期間使える上、インクが無くなる前にオンラインでインクが配送されるので消耗品管理の手間もなく、故障も少なく安定して使えて負担軽減を実感しています。
ストレスだった消耗品回収の心配もなくなりました。また、以前は各校毎にプリンターの機種やネットワーク設定もバラバラでしたが、今はどの学校も同じプリンターなので安心。町内で異動してもそのノウハウが共有できます。