導入事例　エプソン販売株式会社　顧客データ管理部門

エプソン販売 株式会社
スマートチャージ販売推進部
DG・CRM 推進課
宮澤 政生

お客様から頂いた名刺は会社にとって大切な情報資産です。弊社では顧客管理システム（CRM）を構築し、お客様情報を登録しています。名刺管理システムを導入する以前は営業担当者が名刺の情報をこの顧客管理システムに手入力していました。ですが、入力に時間がかかるだけでなく、部分的な情報入力であったり、登録が遅れたりといった問題がありました。
また、弊社ではセキュリティ管理上、社員が個々のPCで名刺の情報をデータ保管することを禁止しています。名刺の情報管理と安全な情報利用の両立は社内における課題となっていました。時代の流れとともに、個人情報保護も重視されるようになり、お客様情報を正しく記録し、正しく使うためのシステムが必要となったのです。
お客様情報を正しく取り扱うためには、名刺をいつ、だれが、どんな場面で受け取ったかという情報がトレースできなくてはなりません。さらに、個人情報保護の観点から「利用目的を提示して交換した名刺情報と、それを明示できていない情報を仕分けたい」という要望もありました。このような課題や要望に応える形で、セキュリティ上問題なく、かつ誰が、いつ、どこで受け取ったのかという情報を記録し、さらに分類できるという名刺管理システムの構築に着手したのです。

エプソン販売 株式会社
スマートチャージ販売推進部
DG・CRM 推進課
石川 潤

新たな名刺管理システムでは、名刺情報を取り込む手段として、スマートフォンで撮影する方法以外に、ドキュメントスキャナー「DS-780N」でスキャンする方法を用意しました。スキャナーを利用するメリットは、一度に大量の名刺を素早く取り込めることです。
スキャナーを選定するにあたり、求められた要素は大きく三つありました。一つ目は、誰が名刺受領者かを記録するため、カードリーダーが接続できること。社員証のICカードを読み込み、認証ログインできるセキュアな環境が必要でした。二つ目は、個人情報利用目的の提示状況分類（情報提供可／不可など）のため、タッチパネルを搭載していること。タッチパネル操作によって営業担当者が簡単に仕分け作業できる環境が必要でした。三つ目は、遠隔拠点への設置が多く、サポートも限られるため、耐久性を重視したこと。
複数の社員が日々繰り返し利用してもトラブルなく使い続けられる信頼性が求められました。DS-780Nはこれらの要素をすべて満たしていたのです。
さらに、スキャンしたデータの仕分けや転送をコントロールしたり、認証スキャンを実現したりするためのアプリケーションが用意されており、難しいプログラミングを行う必要がなく、タッチパネル上のUIも簡単に設定できるため、システム構築に大きな苦労はありませんでした。
スキャンされた名刺画像は、取込日時・受領社員情報・個人情報利用目的の提示状況分類など付随する情報と合わせて、名刺管理アプリケーションに取り込んで処理しています。名刺のOCR情報を確認し修正する方法としては、（株）ランドスケイプの企業情報の仕組みを活用しています。処理された情報は顧客管理システムと連携し取り込んでいます。

エプソン販売 株式会社
SI 営業部 SI 首都圏営業一課
木下 由梨

以前は、いただいた名刺をクリアファイルに詰めてキャビネットに保管するという、すごくアナログな方法で管理していました。そのため、出先で急に名刺情報が必要になっても確認できなかったり、他の従業員と情報を共有できなくて困ったりすることがしばしばありましたね。しかし、名刺の情報は個人情報に該当するため、データベース化した情報はスマートフォンからは容易にアクセスできず、外出先では都度PCを開く必要がありました。名刺管理システムが導入され、顧客管理システム上から必要な名刺をすぐに参照できるようになり、営業が円滑に進むようになったと思います。
二通りのデータ化方法が用意されている点も、大変助かっています。一枚、二枚程度でしたら手持ちのスマートフォンからすぐに登録できるのですが、10枚以上まとめて取得した日はスキャナーを使ったほうが速くて便利です。先ほども40枚ほどスキャナーで取り込んできましたが、時間として1分もかかりませんでした。また、まとめて取り込みする場合でもPCを必要としませんので、煩わしい操作がなく気軽にスキャンできると思います。
取り込んだ日時や取り込んだ人がログとして記録される点も大きなメリットになっています。名刺データは社内で共有されていますが、同じ名刺を再登録することで「いつ」「だれが」そのお客様にお会いしたのかという履歴が蓄積されていきます。ログを参照することで、お会いしたお客様の記憶がよみがえってきたり、以前だれが担当していたお客様なのかを知ることができ、これも営業活動の一助となっています。