ビジネスの現場で活用!実践的なノウハウ集

ウェビナーを開催!成功させるための準備・集客方法とは?

ウェビナー開催

ウェビナーを開催する場合、オフラインセミナーのノウハウは少なからず役に立ちます。しかし、それだけでは不十分です。
手軽に開催できる点はウェビナーの強みですが、望む成果を得るには、やはり事前の計画が物を言います。そして計画を立てるためには、体系だった知識が不可欠です。
そこで今回は、ウェビナーの開催を成功させるために役立つ基本知識をご紹介します。

ウェビナー開催時の流れ

まずは、ウェビナー開催時のフローを把握しましょう。大きく、以下の3つの段階に分けることができます。

準備

準備期にまずやるべきことは、ウェビナーの目的を明らかにすることです。
ウェビナーを通して誰に何を伝えたいのかを考え、それを基に見込み視聴者のニーズを掘り下げて、コンテンツの内容を固めていきます。

この際に、参加人数や配信形式(リアルタイムか録画か)、チャットによるコミュニケーション有無などについても考えておくと、ウェビナーシステムを選ぶ際にスムーズです。
目的と内容が固まったら、それに基づいて利用するウェビナーツールを選びましょう。

ウェビナーツールについては、こちらの記事を参考にしてください。

関連記事 ウェビナーの始め方は?必要なシステムやツールと導入手順

実施

準備が整ったらウェビナーを実施します。ただその前に必ずリハーサルを行いましょう。
運営側のスタッフはもちろん、第三者にも参加してもらい、客観的にウェビナーを評価することが大切です。
映像や音声が届くことは大前提です。ウェビナーを無事に開催できたとしても、参加者に内容が伝わらなければ、望む成果は得られません。
ニュアンスが伝わりづらいWebだからこそ、声の抑揚や資料・事例の提示方法などを工夫しましょう。

フォロー

ウェビナーだけで視聴者の行動を促すことは、簡単ではありません。
アフターフォローで視聴者とコミュニケーションを取ることは重要なステップです。

アンケートを実施して次に繋げたり、その場でさりげなく自社サービスや商品を紹介したり、視聴者の温度感を踏まえて柔軟にフォローする必要があります。
また、アンケート結果や分析ツールを参考に、ウェビナー自体のブラッシュアップも図りたいところです。

ウェビナー準備時に意識したい6つのポイント

ウェビナー準備時

ウェビナーを準備する際、何から手を付けるべきか迷ってしまうこともあるでしょう。以下に、準備段階で考えておきたい6つのポイントをご紹介します。

ターゲティング

ウェビナーを開催する際にまず考えたいのは、誰に向けたものか、ということです。
なぜなら、不特定多数を対象にするより、ニーズのはっきりしている層に的を絞った方が、高い成果が見込めるためです。

「このウェビナーは自分のためのものだ」と思ってもらえることが理想です。
そのためには、ペルソナ分析が有効です。ペルソナ分析とは、性別、年齢、職業、趣味、知識量など、見込みユーザーの属性をできるだけ多く書き出し、それを分析してニーズを洗い出していくという方法です。
ウェビナーを視聴した後に取って欲しい行動も含めて、しっかりターゲットを絞っておきましょう。

内容の確定

誰に何をして欲しいのか、という目的をはっきりさせたら、ウェビナーの内容を固めていきます。
ターゲティングで浮き彫りにした人物像を基に、詳細を詰めていきましょう。例えば以下のような事項です。

・資料の内容やテイストをどうするか
・リアルタイム配信にするか、録画配信にするか
・質疑応答やチャットなど、双方向コミュニケーションは必要か
・視聴は有料と無料、どちらにすべきか
・講義を補足する資料を共有すべきか
・視聴後のアプローチをどうするか

台本や資料の作成

ターゲット像を基に、講演の台本や資料を作成します。
自社スタッフだけで作成しても良いのですが、できればターゲット像と重なる第三者に確認してもらうと、より講演の精度を高めることができます。

また、資料作成に関しては、文字情報を極力抑え、図やイラストを多く使うことをおすすめします。視聴に使われている端末がタブレットやスマートフォンの場合、内容が伝わりづらくなる可能性があるからです。

ツールの機能・不具合の確認

ツールを選ぶときにも、ターゲティングの内容が役に立ちます。
コミュニケーションを重視するならチャット機能、視聴の自由度を重視するならオンデマンド機能、というように、ニーズに合わせた機能を選択しましょう。

ウェビナーツールの多くは、無料で利用できるプランを用意しています。実際に手を動かし、使用感や不具合の有無を確かめると良いでしょう。

開催日時の確定

講義の内容が固まり、資料やツールが揃う目処が付いたら、開催日時を確定します。
こちらもターゲティングした人物像を基に、選択肢を絞り込んでいくのがポイントです。
例えば営業職を集める場合、締め日が近い月末より、月初の方が効果は高いでしょう。想定視聴者のことを第一に考え、根拠を持って開催日時を決めることが大切です。

集客

ウェビナーへの集客のためには、各メディアでの情報発信が必要となります。Web広告での発信も選択肢の1つです。
Webを通じて配信を行うため、他の広告媒体より高い効果が見込めます。

代表的な選択肢は以下の通りです。

・検索連動型広告
・SNS展開(SNSアカウントを運用している場合)
・メールマガジン(メールマガジンを運用している場合)
・SNS広告

自社が運用している広告チャンネル(雑誌やDMなど)があれば、そちらを活用するのもひとつの方法です。

ウェビナー実施の注意点

ウェビナー注意点

ウェビナーを実施する際は、オフラインセミナーとは違う点に注意する必要があります。セッティング時と講義時に分けて、それぞれ見ていきましょう。

セッティング時

Webを通して配信する以上、通信環境が整っていなければウェビナーは開催できません。
機器のセッティングは、入念過ぎるくらいに行っておきたいところです。
当日のリハーサルも含めて、余裕を持って会場入りすることが大切です。

講義時

ウェビナーは、指先1つで退席できます。講義内容はもちろん、身振りや声掛けといった一挙手一投足で、視聴者の注意を引き続けなくてはなりません。
アンケートやFAQを用意するなど、飽きさせない演出を意識的に盛り込みましょう。

ウェビナーの成功を左右する?フォローアップについて

好評を得ることも大切ですが、ウェビナーを開催する真の目的は、認知度の向上や購買行動、知識の吸収など、視聴の先にあるものです。
そのため、開催ウェビナーの性質を踏まえた、丁寧なフォローアップが不可欠です。

具体的には、メールで次回の開催案内や関連サービスをアピールする、アンケートを実施する、といったことです。
以下のように、簡単なお礼メールでも構いませんから、積極的に視聴者とコミュニケーションを取りましょう。

・フォローアップメールの例文

〇〇様

お世話になっております、△△の□□です。

本日はお忙しいところ当方のセミナーにご参加いただきまして、
誠にありがとうございます。

内容はいかがでしたでしょうか。

もし不明点や疑問点がございましたら、お気軽に問い合わせくださいませ。

また弊社では、本日のウェビナーでご紹介した課題を解決できる商品、
サービスを豊富にラインアップしております。

以下のURLより参照いただけますので、
もし〇〇様のご興味を引くものがございましたら、ぜひご連絡ください。

https://xxxxx.com/.../.../

何卒よろしくお願いいたします。

また、後から参照してもらうために、ウェビナーの内容を書き込んだ資料を共有するのもひとつの方法です。

いずれにせよ、視聴者との関係をその場限りにしないために、アフターケアにも気を抜かず取り組むことが大切です。

ウェビナー開催時のよくある失敗

ウェビナー開催時のよくある失敗

いくら準備をしても、不測の事態というのは起こるものです。ただ、ありがちな失敗を把握しておけば、そうした事態を避けられる可能性があります。

ウェビナーにありがちな失敗としては、以下のようなものがあります。

・講師の視点が定まらず、映像の見栄えが悪い
・カメラに目線が来ず、印象が悪い
・必要な機能(チャット機能など)がオフになっていた
・音質や画質が悪く、内容が十分に伝わらない
・ターゲティングが間違っており、内容が視聴者に刺さらない

オフラインセミナーと同じく、ウェビナーも経験が重要です。
失敗例を念頭に、自信を持って運営できるまで練習を繰り返しましょう。

おわりに

今回は、ウェビナー開催の流れと成功のポイントについてご紹介しました。
通信環境や音質・画質の事前確認、資料を使った事前練習などを行い、成功に繋げましょう。

ウェビナーに大切なのは「スムーズな進行」です。
エプソンのプロジェクターには、スライドのページを送る、文字を直接書き込む、といったインタラクティブな機能が組み込まれている製品もあり、端末に近寄らなくても講義を進行することが可能です。

書き込んだ図面を保存し、参加者に共有することも簡単にできます。全員の集中を切らすことなく、スマートにディスカッションを行えるでしょう。
ウェビナーの質を上げるために、ぜひ導入を検討してみてください。

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