ビジネスの現場で活用!実践的なノウハウ集

ウェビナーの始め方は?必要なシステムやツールと導入手順

ウェビナーの始め方

ウェビナーはWebを通して開催できる点が魅力です。ただ、滞りなく運営するためにはシステムやツールに関する知識が不可欠です。
開催者側と参加者側、双方が満足できる形を実現するためには、どのようなやり方を心がければ良いのでしょうか。
今回は、ウェビナーの実施に必要となるシステムやツール、始め方(導入手順)などをご紹介します。

ウェビナーの実施に必要なツールとは

ウェビナーに必要なツールは、大きく分けて2つあります。ハードウェアとソフトウェアです。

ハードウェア

まずは、代表的なハードウェアについてご紹介します。

・プレゼン用のオンライン端末
・進行管理用のオンライン端末
・マイク
・スピーカー
・プロジェクター
・カメラ

このうち、最低限必要なのは、オンライン端末です。厳密にはマイクとカメラも必要ですが、昨今の情報端末にはどちらも標準装備されることが多くなっています。画質や音質を求めなければ、手持ちのスマートフォンだけでもウェビナーは開催できるでしょう。

ソフトウェア(ウェビナーシステム)

続いてソフトウェアです。ウェビナーを開催するためのソフトウェアは、Web上から手軽にダウンロード、インストールすることができます。

需要の高まりを受けてさまざまな製品が登場していますので、導入する前に各製品のコストや機能を比較することをおすすめします。
料金体系ひとつとっても、従量課金制と定額制があります。また、人数制限や時間制限といった条件も細かく分かれています。
ハードウェアもソフトウェアも、状況によって適したものが変わります。まずはウェビナーの目的、詳細を詰めてから、内容に合ったツールを選ぶと良いでしょう。

ウェビナーを導入する前にやっておきたいこと

ウェビナーを導入する前にやっておきたいこと

ウェビナーは手段であって、目的ではありません。そのため、必要なシステムを導入する前に、最初に目的をはっきりさせることが大切です。

まずは開催の目的や内容を具体化

目的とは、例えば以下のようなものです。

・会社やサービスの認知
・見込み顧客との関係構築
・購買行動への誘引
・ウェビナー自体のマネタイズ

目的は、1つかもしれませんし、複数かもしれません。いずれにせよ目指すべきゴールを、全員で共有しておくことをおすすめします。
目的が明確であれば、配信する内容や時間、開催頻度や集客人数など、ウェビナーの具体的な内容もスムーズに固まるでしょう。

目的や内容に合った配信形式の決定

目的や内容を固めたら、配信形式を考えます。
ウェビナーには、リアルタイム配信と録画配信という、2つの配信形式があります。

リアルタイム配信は、ライブ感が求められるウェビナーに向いています。チャット機能でやり取りできるツールを使えば、視聴者のレスポンスをアドリブでセミナーに落とし込むことも可能です。
講師の技量が求められますが、参加者との関係構築を重要視するなら、こちらがおすすめです。

一方、録画配信は、双方向のコミュニケーションを必要としないウェビナーに向いています。具体的には、サービスや会社の説明に特化したウェビナーなどです。

もちろん、両者を組み合わせることも可能です。オフラインセミナーをWebで配信することで、会場のキャパシティや場所に縛られずに視聴者を集めることができます。

配信形式の詳細については、こちらの記事を参考にしてください。

関連記事 ウェビナーとは?意味やセミナーとの形式の違いをご紹介

ウェビナーの始め方(やり方)と参加方法

ウェビナーは手軽に開催できます。簡単な操作で、参加者をホストにすることもできます。
ただそれは、準備が整っていることが前提です。以下に、開催者側と参加者側、それぞれのウェビナーの始め方をご紹介します。

開催者側

1. ウェビナーの目的、内容を決める
2. 開催頻度、規模、時間を決める
3. 導入するウェビナーシステムを決める
4. 必要な機材を揃える
5. 集客を行い、配信用のURLを共有する
5. リハーサルを行う
6. 実施
7. メールなどでアフターフォロー

細かい部分はケースにより異なりますが、上記が一般的なウェビナーの始め方です。

参加者側

1. 興味のあるウェビナーを探す
2. 開催者が提示しているシステムを準備(ウェビナーシステムのインストール)
3. 開催者から共有されるURLへ移動
4. 視聴

使われているウェビナーシステムによっては、インストールが不要なケースもあります。
参加者側は、ウェビナーシステムの準備が整っていれば、動画共有サービスの視聴と同じようなやり方で参加できます。

ウェビナーシステムの選び方

ウェビナーシステムを選ぶ上で一番意識したいのは、参加者の利便性です。
ログインのしやすさはもちろん、チャットや資料共有や録画といった、想定する参加者が求めているであろう機能を確認することが大切です。

中には、参加者がアプリをインストールしなければならないウェビナーシステムもあります。開催するウェビナーのためだけにアプリをインストールするとなると、その分、参加のハードルも上がります。
機能に加え、普及率や信頼性という点も見ておきたいところです。

また、長期的な運営を検討している場合、開催者側の利便性も見逃せません。
参加者のデータをどのように管理しているのか。視聴分析ツールや、アフターフォローのための機能が付属しているのか。開催するウェビナーの目的に照らし合わせて、最適なものを選ぶようにしましょう。

Webは、ツールによってさまざまな内容を数値化できます。スモールテストを繰り返して、伝え方をブラッシュアップしていくことも重要です。

ウェビナーツールの基本機能

ウェビナーツールの基本機能

ウェビナーツールは、機能によって利便性が大きく変わります。
以下に、ウェビナーツールを選択する前に知っておきたい、代表的な機能をご紹介します。

同時接続可能人数

サービスやプランによって、同時接続できる人数が異なります。場合によっては、リアルタイムでのセミナーと同じく、人数制限が必要になることもあるでしょう。

リアルタイム配信機能

一口にリアルタイム配信といっても、動画はもちろん、端末の画面を共有したり、共有領域に書き込みができたり、双方向コミュニケーションのためのさまざまな機能があります。

画像やPDFの共有

視聴画面を移動しないまま、画像やPDFといった各種資料を共有できる機能です。ウェビナーはもちろん、社内でWeb会議をする際にも役立ちます。

チャット機能

テキストベースで情報をやり取りできる機能です。参加者同士のコミュニケーションを促したい、受け取ったメッセージを講義に反映したい、というときに便利です。対話方式のウェビナーでよく使われます。

管理機能

参加者を管理、招待したり、視聴データなどを分析したりする機能です。有料ウェビナーを開催する場合、決済可能な支払い方式も確認しておくと良いでしょう。

ウェビナーに必要な配信環境とリハーサルについて

ウェビナーリハーサル

ウェビナーの導入に必要となるものは、インターネット環境と情報端末です。
マイクやカメラは、動画に求める画質や音質、状況に応じて用意しましょう。
また、オフラインセミナーをWebでリアルタイム配信するような場合は、プロジェクターやスピーカーも必要になります。

どのようなケースでも大切なのは、実機を使ったリハーサルです。
講義の流れ、分かりやすさはもちろん、通信環境やツールの使い勝手についても確認しておきたいところです。
特に、資料の共有や質疑応答など、視聴者とコミュニケーションを取るようなタイミングで不具合が出ないか、入念にリハーサルしておきましょう。

おわりに

ウェビナーを開催するだけなら、必要なツールは多くありません。
まずは配信の目的や内容を具体的にし、それに基づいて必要なハードウェアやソフトウェアを揃えていくと良いでしょう。
ビジネス目的で長期的な運営を考えているなら、情報端末だけでなく、高機能なプロジェクターの導入をおすすめします。

エプソンでは、幅広い用途で使える高輝度モデルを用意しています。
オフラインセミナーのリアルタイム配信の場合、会場の規模によって、選択するプロジェクターも変わります。
例えば、小・中会議室の場合は、軽量で設置や持ち運びに便利なモデル。大会議室の場合は、大画面でもくっきり明るいモデル。またどちらも、画面上の図や文字をはっきり読み取れるよう、解像度の高いモデルが適しているでしょう。

またエプソンがラインアップするプロジェクターの中には、画面に直接書き込みができる製品もあります。
電子ペンを使って投写画面をPC画面と同じように扱うことができ、見た目の印象もスマートです。投写画面に直接文字を書き込めるほか、ネットワークを通した共有も可能です。より自由度の高いコミュニケーションが実現できます。参加者の理解度も、きっと高まることでしょう。
プロジェクターを利用したウェビナーをお考えなら、ぜひ導入を検討ください。

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