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経営コンサルティングの大手企業であるアビームコンサルティングは、旧本社を含めて都内に点在していたオフィスを統合して、2013年8月に東京・丸の内にて新拠点を開設した。これに伴い、会議室50室にエプソンのインタラクティブ機能付プロジェクター「EB-1410WT」を導入した。コンサルティング業務にプロジェクターとホワイトボードは欠かせないツールであるそうで、どのような理由から「EB-1410WT」を選定し、業務に活用しているか、総務部マネジャーの津田弘毅氏にお話を伺った。また、拠点開設やワークスタイル変革を含めたファシリティマネジメントは、同社のコンサルティング業務の一環であるため、オフィス移転を円滑に進めるための貴重なアドバイスも合わせて伺った。
わずか4ヶ月で達成した新オフィスづくり
アビームコンサルティング
株式会社
マネージャー 総務部
津田 弘毅氏
プロジェクター導入のきっかけとなったアビームコンサルティングの新拠点は、東京・千代田区にある丸の内永楽ビルディングの3フロア(1フロア約1000坪)に及び、東京エリアの全社員を集約する規模である。5つのオフィスをまとめたことで面積を圧縮し、賃料も抑えるなどの効率化を実現している。また、移転に要した期間は、デザイン・施工業者決定からわずか4ヵ月余り。まさにプロフェッショナルの仕事であるが、ファシリティマネジメントで重要なのはコミュニケーションであるという。「ファシリティマネジメントは経営戦略の一手段ですから、経営陣の考えをオフィスに落とし込むことが大切です。思惑とズレがないかを常に気をつけて、手戻りが出ないようにすることを常に意識しています」と津田氏。また、経営陣の判断をあおぐためには数字で示すことが重要で、例えば会議室の規模を決める場合は、現状の稼働率や集約による削減率を示して判断してもらうというわけである。
一方で、現場の声を聞かずにオフィスづくりはできないので、各事業部の代表者を集めたブレーンストーミングも重ねられた。経営コンサルタントによる議論の中から、新拠点の会議室ならびにプロジェクターへのニーズが現出したのである。
シンプルながら会議の臨場感を伝えられるプロジェクター
会議室へのニーズで重視されたのは「シンプルに使えること」であった。コンサルタントは、顧客企業のもとで仕事をして、夜に自分のオフィスへ戻るというスタイルが基本。人材の流動性が高い業界のため、新しく加わったコンサルタントが、複雑なICT機器は使いこなせないという事情があった。そこで、シンプルに使えること、言い換えると「たくさん書きこめるスペースとプロジェクターがあればいい」(津田氏)というニーズが出てきたのである。そこから、新拠点の会議室は、パーテーションを含めた壁全体がホワイトボード加工され、全室に「EB-1410WT」が導入されることとなった。
「EB-1410WT」を選定したのは、他社製品と比較検討した結果、使いやすさで秀でていたことが決め手となった。「プロジェクター、ホワイトボード機能ともに操作が直感的で分かりやすく、電子ペンも書きやすかった。それから、Microsoft® Office®のインク機能と連携することも選定材料になりました」と津田氏。コンサルタントは、PowerPoint®の資料を使うことが多く、投映したものに書き込んで保存できることに利点を感じたのである。「資料に会議内容が書き込んであると臨場感があって、議事録にするよりも記憶しやすいことがポイントになりました」(津田氏)。
コンサルタントの円滑な会議運営に寄与
導入後の利用状況だが、ほとんどの会議でプロジェクターを使って資料が投映され、ホワイトボード機能の利便性も徐々に浸透してきているとのこと。インク機能を使って、書き込んだ内容をPCに取り込んでいる社員も出てきている。利用方法についてはイントラネットでマニュアルを公開しているだけで、特に研修などを設けていない。そのため、インタラクティブ機能の使いこなしはこれからと総務部では見ているが、ICT機器に詳しいコンサルタントが多いだけに自分たちで工夫しているようだ。
新拠点には各事業部のオフィススペースだけでなく、ライブラリーを兼ねたコミュニケーションスペースも用意されている。
さまざまなワークスタイルのニーズに応えられるように設計されている。
会議室ならびにプロジェクターの重要ポイントに挙げていた使い勝手に関し、社員から問い合わせやクレームはほとんどないため、今のところストレスなく会議が進められていると見ている。ちなみに、会議室の稼働率は移転前よりも上がっており、帰社してきたコンサルタントの利用が集中する時間帯ではほぼ100％となっている。
ホワイトボードには、一般的な会社で行われる会議よりも5、6倍は書き込むことがあり、会議後のホワイトボードは、壁面の上から下まで会議内容が書かれているという。「ホワイトボード機能の浸透次第で備品のコストに変化が出るかもしれません」と、50室ある会議室の清掃とメンテナンスを管理する津田氏は導入効果に期待を寄せている。電子ペンの電池残量チェックも定期的に実施している。なお、移転前もプロジェクターを利用していたが、複数のメーカーの製品が同居していたため管理する総務スタッフの手間も多かったという。「信頼できるプロジェクターに統一できたことで、我々の手間も少なくなりました。定評のあるブランドですから安心して使わせてもらっています」(津田氏)。
正面はもちろん、側面の壁もホワイボードとして利用できる会議室。インタラクティブ機能付プロジェクター「EB-1410WT」は全会議室に設置されている。
インタラクティブ機能の認知向上で、会議をより効率化
今後は、インタラクティブ機能などの使いこなし方を浸透させることを課題に挙げている。情報システム部とともに、システムとの親和性を上げてデータ管理をより扱いやすくしていく予定である。会議室の書き込みは、顧客の重要な情報ばかりで、取り扱いに配慮することはコンサルタントとしての根幹に関わる部分であるという。そのための教育と管理は徹底しているそうだ。
ほぼすべての会議でPowerPoint®などの資料をプロジェクターで投映している。インク機能によって書き込んだ内容がデータとして残るのは、会議の臨場感を伝えてくれると評価する声も上がっている。
また、インク機能などインタラクティブ機能付プロジェクターの利便性をより多くの社員に認知させていくことが、総務部としての課題であるという。「他社製品と比べて面倒はないですが、たまにしか会社に来ない人が完全に使いこなせるかというと難しい部分もあります。そういう社員でも使いこなせるような環境をつくっていきたいと思っています」(津田氏)。
最後に、津田氏にエプソンへのコメントをいただいた。「プロジェクターに留まらない機能を持っているのにシンプルという使い勝手に満足しています。これからは、ガラケーからスマホに変わって誰もが驚いたように、もっと圧倒的なまでに扱いやすい製品に期待しています」。
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