「契約書管理に利用してきたExcelファイルが肥大化。
　紙での検索も手間」

株式会社コーセー 技術情報管理室 特許グループは、特許だけでなく、共同研究など研究所内の契約管理も行っています。従来原本はバインダに納め、担当部署や期日などの内容はExcelで管理していました。しかし、案件の増加に伴いExcelファイルが肥大化し、管理が困難に。以下が課題として浮上していました。
1. 管理件数の増大で、Excelでの管理が困難に
2. 紙の原本を探すのは、手間がかかる
3. 地理的に離れた研究員が、契約書の原本を閲覧するだけのために、保管されている特許グループに来るのは極めて非効率

「小規模利用に最適で、安価かつ手軽に導入できる点を評価」

上記の課題を解決すべく、特許グループでは以前から適当な文書管理システムを探していました。しかし、ほとんどの文書管理システムは全社的に利用するような大規模な製品が多く、導入費用も高価で、適当な製品が見つからず困っていました。そんな時に、エプソンの文書管理システム「Document Browser」を知り、セミナーを受講。少人数での手軽な利用に最適で、安価かつ手軽に導入できることがわかり、導入を決定しました。

「契約書の電子化により、原本を探す時間が約30分の1に」

　 2009年2月に本格稼働を始め、現在は特許グループ内で利用しています。

特許グループ内で注意点などを洗い出した上で、2009年4月を目処に関連部門へ周知し、担当部署でも契約書を机上のPCから閲覧できるようにする予定です。これにより、研究員が閲覧のためにわざわざ特許グループまで出向く必要がなくなり、さらなる効率化が見込まれています。

「過去文書の電子化もワンストップで実現」

　
株式会社コーセー　株式会社コーセー
　技術情報管理室　　技術情報管理室
　　特許グループ　　　　特許グループ
　　　　研究主任　　　　　　博士(工学)
　　小名木　稔氏　　　　　中出　正人氏

コーセー技術情報管理室 特許グループでは、これまで紙で保存してきた契約書も、Document Browserの導入を機に電子化することにしまし た。過去データも電子化されていなければ、過去の契約書の確認作業は、従来の課題が残ったままになってしまうからです。
その際、入力作業もエプソンが一括で実施。
グループ会社のエプソンiソリューションズがオンサイトで作業を行いました。技術情報管理室特許グループ 研究主任 小名木稔氏は、「契約書は社外に持ち出すわけにはいかないので、当社内で作業をしてもらいました。導入から入力まで全部任せられたので、ありがたかったですね」と評価しています。

「管理台帳から原本の電子データも簡単に一元管理」

契約が決まると、まずDocument Browserの登録フォームで担当部署や契約期間など管理に必要な情報を入力します。そして、最終的に契約が交わされ両者が捺印した契約書をスキャナーで読み取り、電子データをキャビネットに格納。格納したファイルの所在(URL)を登録フォームに貼り付けます。これにより、管理台帳と実際の契約書の電子データが紐づけられ、管理項目から検索することで、簡単に契約書原本を閲覧することが可能になります。

と技術情報管理室 特許グループ 中出正人氏は語っています。

「他の細かな文書管理業務にも活用を期待」

今回契約書管理をDocument Browserで始めましたが、同社が導入した最小構成のDocument Browserは、ファイルを格納するキャビネットを20まで設定可能です。
現在契約書管理にしか利用しておらず、まだ19キャビネットが空いているので、他の文書管理にも利用を検討しています。特許グループでの成功を知り、興味を持って検討している部署もあるので、今後さまざまな文書管理に利用されることでしょう。